Como enviar um e-mail não descartável em nove lições
Todo o e-mail que se envia é passível de gastar capital precioso – é essa, pelo menos a opinião de Avery Blank, colunista da Forbes, para quem, sendo o tempo um recurso valioso, não deve ser desperdiçado. O envio de um e-mails pode ser uma coisa inútil e, dado o número avassalador de correspondência eletrónica que todos recebem atualmente, vale a pena cumprir algumas regras para que ele não seja rapidamente enviado para o lixo.
Para garantir que as pessoas responderão ou agirão de acordo com o e-mail, “sejam minuciosos e precisos”, diz Blank. Eis as preocupações que deve ter-se.
- Considerar o que está a acontecer com o destinatário
O e-mail deve estar focado, mas isso não significa perder a oportunidade de elogiar o destinatário. Louvor é sempre apreciado e uma ótima maneira de colocar o destinatário no estado de espírito certo.
- Pensar no que mais está a acontecer consigo próprio
Não se deve perder a oportunidade de compartilhar o que há de novo. Um novo emprego ou um artigo que pode ser de interesse para o destinatário? Há que partilhar. Quanto mais as pessoas souberem sobre nós, mais fácil será pensarem em nós quando encontrarem oportunidades interessantes.
- Estar ciente do que se passa no mundo
Se for época das festas, há que dizer “Boas Festas”. Se há notícias de um incidente ocorrendo por perto, deve deixar-se as pessoas saberem que se pensa nelas. Um gesto simples, que pode criar uma conexão emocional e preencher a distância eletrónica entre o remetente e o destinatário.
- Responder aos cinco ‘Qs’ (ou quase)
Quem, o quê, quando, onde e porquê. Para qualquer evento ou situação há um contexto para que a pessoa possa entender o que está a ser comunicado. Informações suficientes permitem um melhor engajamento e reduzem a quantidade de idas e vindas, o que as pessoas ocupadas apreciam.
- Não começar com “eu”
O presidente e CEO da Loews Hotels, Jonathan Tisch, aconselha a não iniciar mails com a palavra “eu”. Isso ajuda a “enquadrar o ponto no contexto da outra pessoa”, não a nós próprios. Quando a primeira palavra é “eu”, tudo fica demasiado egocêntrico.
- Incluir um anexo
Quando se partilhar um documento como anexo, deve verificar-se se o documento está anexado. Leva um segundo a verificar e evita que tenha que se enviar outro email. E quanto mais e-mails, menos tempo o destinatário gastará em cada e-mail.
- Questionar a precisão do conteúdo
Não dizer coisas falsas ou exageradas é importante. O melhor é optar-se por um reflexo preciso da situação, o que faz com que não se corra o risco de perda de confiança.
- Rever o tom
Um dos maiores perigos do e-mail é que o destinatário não entenda a intenção do remetente. Para evitar que as coisas se percam na compreensão de quem lê, o tom geral é importante. O tom de ordem é, por exemplo, a evitar; os mails demasiado curtos podem criar a sensação de desinteresse. A ideia deve ser que o destinatário mantenha a confiança.
- Verificação ortográfica
Alguns destinatários veem os erros de escrita, outros não. Independentemente disso, erros de ortografia sugerem descuido e desvalorização do destinatário. Ao contrário, verificação ortográfica e a revisão do texto mostram atenção com o destinatário.
