No futuro vamos trabalhar de forma mais eficiente, dizem gestores

Vamos trabalhar de forma mais eficiente e, simultaneamente, ter melhor qualidade de vida?

Duarte Cardoso Ferreira, Building Consultancy da CBRE

Muitos portugueses estão agora a trabalhar a partir de casa e isso está a empurrar as empresas para uma rápida adaptação a novas formas de trabalhar. As tendências futuras do ‘workplace’ apontam para a flexibilidade do trabalho e é já uma realidade incontornável.

Novas formas mais eficientes de trabalhar, que estimulem a produtividade e permitam que, com maior qualidade, cada colaborador consiga equilibrar a vida profissional com a vida pessoal estão hoje na mira das empresas e mesmo aquelas que não estavam ainda preparadas para estes novos modelos, vão certamente reinventar-se para assegurar o sucesso dos seus negócios e, acima de tudo, reter os seus talentos.

A mudança de paradigma no mercado de trabalho de hoje, acelerada pela pandemia Covid-19 está orientada para a mobilidade, com os seus efeitos a diversos níveis, nomeadamente, na morfologia do espaço físico dos escritórios. De acordo com os nossos estudos, as mudanças mais interessantes estarão relacionadas, acima de tudo, com os recursos humanos, nomeadamente com a redefinição dos recursos em teletrabalho, mas também com a relação que estes têm com o escritório, que ganha novos contornos, não menos relevantes.

A interação é, desde sempre um aspeto fundamental na atividade das empresa em termos de desenvolvimento de relacionamentos, de confiança, de uma cultura focada na colaboração e na inovação. No entanto, a interação com um espaço de trabalho menos rígido e orientado para a valorização do pensamento criativo, da co-criação e da realidade digital, trarão seguramente outros benefícios.

O que acreditamos é que no futuro, estas novas formas de trabalhar serão olhadas por um outro prisma, originando uma reconversão natural dos escritórios e em alguns casos uma eventual revisão das áreas, dando a cada uma novas finalidades.

As nossas previsões apontam no sentido da reinvenção dos espaços para receber as equipas. O surgimento de verdadeiros experience hubs, onde vai ser possível encontrar zonas com diferentes propósitos, quer profissionais, quer de lazer, de bem estar e de colaboração, vão tornar o escritório num espaço mais atrativo, mais vivo e natural, que estimula a empatia, o compromisso e cultura corporativa.

Esta reconversão vai transformar as sedes em algo semelhante aos Company Clubs, onde os colaboradores, em qualquer formato de trabalho, são os seus members, sendo certo que este será o local preferencial para todos se encontrarem.

A Covid-19 acelerou sem dúvida a massificação do teletrabalho e esta realidade irá seguramente marcar a atividade empresarial dos próximos anos, no entanto, os escritórios onde estão hoje as sedes das empresas vão continuar a assumir um papel fundamental para o negócio das empresas, para a produtividade e bem estar dos colaboradores.

Caetano de Bragança, Head of Workplace Strategy da JLL

Sim, tudo aponta para que coletivamente tenhamos mais qualidade de vida e nos tornemos mais eficientes, apesar de não existir uma relação direta entre estes dois conceitos. Pessoa-a-pessoa, empresa-a-empresa, encontraremos novos equilíbrios entre tempo passado dentro e fora dos escritórios, porque temos a tecnologia que nos dá maior mobilidade enquanto profissionais e, em paralelo, menos estigmas em relação ao teletrabalho. Mas estamos muito no início! E sim, acredito que seremos definitivamente mais eficientes porque encontraremos contextos e espaços cada vez mais adaptados às tarefas que estamos a desempenhar e porque passaremos menos tempo em deslocações… mas ser mais eficiente não é sinónimo de menos trabalho! Ao escutarmos os profissionais portugueses, percebemos ainda que 71% considera que o teletrabalho pode contribuir para uma melhoria no seu desempenho profissional e 57% que reduz o stresse. Para a larga maioria (95%), o ideal seria mesmo poderem trabalhar a partir de casa, pelo menos um dia por semana, num futuro próximo.

Resumindo, teremos mais opções e poderemos vestir um “fato-à-nossa-medida”, num novo equilíbrio que nos beneficiará individualmente e coletivamente, olhando também aos ganhos para o ambiente e para a nossa saúde. Melhor qualidade de vida? Sim, sem dúvida.

Fernando Antas da Cunha, Managing Partner da Antas da Cunha ECIJA

A minha perceção é de que sim. Na realidade já defendíamos há muito que o aumento da mobilidade tem por consequência o aumento da produtividade. Desde há dois anos a esta parte que iniciámos um conjunto de medidas tendentes a uma cultura de maior responsabilização e, consequentemente, maior compatibilização entre a vida privada e a vida profissional. Com toda esta situação provocada pela pandemia, parece-nos evidente que toda esta questão deixou de poder ser sequer discutida. No nosso caso em concreto, a experiência dos últimos dois meses e meio diz-nos que é perfeitamente possível existir uma total mobilidade e, com isso, as pessoas terem uma muito maior liberdade e uma muito maior produtividade. Na verdade, o resultado não poderia ter sido melhor. Não só as pessoas adaptaram-se de uma forma extraordinária, como estreitámos os nossos laços enquanto grupo de trabalho e enquanto organização. É unânime que passámos a comunicar muito mais do que quando estávamos no escritório a tempo inteiro. Obviamente que a obrigatoriedade das pessoas terem de estar confinadas, aumenta a disponibilidade de todos. Sem prejuízo, penso que é claro que o trabalho em termos gerais, é muito mais eficiente. Agora o desafio será o de estabelecer algumas regras com vista a organizar melhor o trabalho e a forma como é executado, ou seja, julgo que fará sentido concentrar as ações de grupo, reuniões de trabalho, eventos corporativos, para os dias em que vamos para o escritório e reservar as tarefas que exigem maior concentração e mais sossego, para quando trabalhamos fora do escritório. Naturalmente que para tudo isto funcionar é fundamental recorrermos às plataformas tecnológicas e sentirmos que a proximidade através dessas mesmas plataformas é praticamente igual a estarmos juntos dentro do mesmo espaço. No que respeita às mudanças no local de trabalho, também já iniciámos uma estratégia com vista a mudar todo o ‘layout’ existente. Seguramente que migraremos para um formato no qual o escritório passa a ser um mistura de vários ambientes, ou seja, deixaremos de ter gabinetes assignados para passarmos a ter diferentes espaços que poderão ser utilizados conforme as necessidades a cada momento. Teremos o equivalente a bibliotecas, salas de estar, open space, salas de convívio e claro, um especial cuidado com tudo o que tenha que ver com os espaços reservados aos nossos clientes.

Carlos Gonçalves, CEO do Ávila Spaces

De um modo geral, a nova forma de trabalhar imposta pela pandemia veio mostrar que é possível e necessário desafiar os padrões do ambiente de trabalho tradicional, conciliando de maneira mais harmoniosa o trabalho com a vida pessoal através de duas importantes características: a eficiência e a flexibilidade.

Muitos colaboradores têm expressado que são mais produtivos no desempenho da sua função quando têm liberdade para eleger o seu próprio local de trabalho (em casa, na sede ou num espaço de cowork), podendo até aplicar o tempo de deslocação até ao escritório noutras tarefas – algo que necessariamente aumentará a sua eficiência. No caso das empresas, a eficiência reflete-se sobretudo na adopção de novos modelos de trabalho, nomeadamente através do Escritório Virtual, que permite uma poupança nos custos com renda ou aquisição de imóvel, e subcontratação de apoio administrativo, atendimento telefónico personalizado, entre outros serviços. Por outro lado esta maior flexibilidade será a chave para uma melhor qualidade de vida: por poderem optar por trabalhar onde se sentem mais felizes, conseguirão ter um equilíbrio mais sólido entre vida pessoal e profissional, em que podem passar mais tempo com a família e têm mais disponibilidade para os seus hobbies. Isto apenas trará vantagens, já que colaboradores mais felizes serão necessariamente mais produtivos.

Beatriz Rubio, CEO da RE/MAX Portugal

A pandemia do novo coronavírus tem tido um efeito verdadeiramente devastador nas economias nacionais, no bem-estar das sociedades e no futuro das nossas vidas. Mas, também, abriu um conjunto de oportunidades como o teletrabalho, para muitas empresas e consequentemente para a estrutura socioeconómica de um país. A rede RE/MAX sempre marcou pela diferença, escrevendo páginas de sucesso ano após ano. Antecipando um futuro em que o teletrabalho seria mais frequente, integrou em 2010, um sistema online de informação, que consolida atualmente uma rede de 340 agências e mais de 10 mil profissionais, quase que vaticinando um mundo onde o teletrabalho seria uma realidade do dia a dia. De facto, a marca desde cedo estimulou as visitas virtuais de imóveis (em número, provavelmente superior à soma de todas as dos seus principais concorrentes), reuniões diárias de trabalho em videoconferência e, inclusivamente, a realização de enormes eventos online, com adesões que superam um milhar de profissionais de todo o país. O próprio desenvolvimento de conteúdos para formação em teletrabalho foi algo natural, mais uma vez na linha da frente quanto à adoção dos métodos e tecnologias mais recentes.

A rede reconheceu várias vantagens no teletrabalho para alguns do seus colaboradores, desde a poupança de tempo em deslocações e respetivos custos de transporte, até à diminuição dos gastos com refeições fora de casa e à minoração das distrações próprias do local de trabalho. Os colaboradores puderam atingir um maior equilíbrio entre os objetivos pessoais e profissionais, através de uma maior flexibilidade de horários e autonomia na gestão do seu tempo. Assistiu-se a uma diminuição do nível de stresse e uma maior satisfação com as funções que desempenham.

Com o tempo, a marca passou a ter colaboradores bem mais felizes e mais produtivos, clientes e parceiros integralmente satisfeitos e uma elevadíssima qualidade nos serviços prestados, esta claramente a que mais valoriza e dignifica o setor.

João Carvalho, Diretor-geral da MELOM

Como qualquer outra empresa, também a MELOM se deparou com o teletrabalho em tempos de pandemia, e em boa surpresa percebemos que havia trabalho que anteriormente só era feito em escritório e que agora, é feito a partir de casa ou mesmo de outro lugar qualquer. Adaptámos e simplificámos processos que se tornaram muito mais eficientes e ágeis. É também fácil perceber que todos ganhámos tempo e qualidade de vida relativamente às deslocações para o trabalho/casa, pois vimos reduzido drasticamente o trânsito nas estradas. Este tempo que era perdido em deslocações foi agora traduzido em mais produção. Ainda sobre deslocações, e numa altura em que a MELOM se está a expandir para a Europa, acharíamos, noutras circunstâncias, fundamental que se realizassem viagens para formar e passar as diretrizes da marca, no entanto, hoje em dia passámos a ver como normal o uso das videochamadas para o fazer. E a verdade é que mesmo à distância, as nossas equipas, tanto em Portugal como no estrangeiro, nunca estiveram tão unidas e coordenadas entre si. No entanto, a maior mudança que a pandemia trouxe à MELOM foi sem sombra de dúvida a forma como contactamos em obra e com o cliente. Por exemplo, nunca antes teríamos apresentado um orçamento estimativo a um cliente sem visitar a obra fisicamente. Essa barreira quebrou-se e agora prestamos um serviço muito mais próximo do cliente, quer seja por videochamada ou mesmo por WhatsApp. Desta forma, conseguimos identificar problemas e necessidades nas casas dos nossos clientes sem que estes esperem pela visita do técnico. A Covid-19 trouxe consigo muitas inseguranças e medos à sociedade, mas é indiscutível que nos ensinou a todos de que os paradigmas podem ser quebrados em prol da nossa segurança e da nossa qualidade de vida.

Miguel Matos, CEO da Tabaqueira

Estamos a viver um momento de viragem e seguramente devemos aproveitar para ser mais eficientes. Há apenas algumas semanas, de repente, grande parte do mundo ficou confinado em casa. E rapidamente assistimos a uma transformação dos comportamentos de todas as pessoas enquanto trabalhadores, consumidores e até nas nossas relações familiares.

A Tabaqueira está habituada à mudança! Por um lado pelo crescimento extraordinário das nossas exportações – exportamos 80% da produção num total de €600 milhões. E simultaneamente, estamos a liderar a maior revolução da indústria, com a introdução de produtos sem combustão, cientificamente comprovados como menos nocivos.

Perante o desafio com que nos confrontámos subitamente, a primeira prioridade foi (e continua a ser!) a segurança dos nossos quase 1000 trabalhadores. Em paralelo, conseguimos dar uma resposta rápida, mantendo a produtividade e eficiência, até superando as nossas expetativas. A fábrica nunca parou, implementámos novas medidas de segurança e todos os trabalhadores que podem desempenhar funções remotamente estão em teletrabalho.

Estamos a preparar o regresso a um “novo normal” e acredito que a forma como trabalhamos está a mudar. O trabalho remoto veio para ficar, alavancado por soluções tecnológicas. Descobrimos que é fácil reunir com muitas pessoas de forma simultânea, tomar decisões, evitar deslocações desnecessárias e muitas vezes com maior eficiência. Sentimos que a eficácia do teletrabalho ficou demonstrada e a sua continuidade permitirá um melhor equilíbrio entre o trabalho e a vida privada. Outro aspeto positivo é a solidariedade. A Tabaqueira tem estado envolvida em diversas iniciativas de carácter solidário e várias ações que não se esgotam na ajuda às instituições de saúde e apoio social. Por todo o lado tivemos empresas e trabalhadores que se ajudaram entre si e partilharam experiências nesta fase complicada. Era bom que estes comportamentos se mantivessem para o futuro. Isto também é Qualidade de Vida!

Ana Isabel Trigo Morais, CEO da Sociedade Ponto Verde

Desde que a pandemia da Covid-19 tomou de assalto a vida de todos nós, a atenção de empresas, governos e decisores políticos virou-se, e bem, para a garantia da segurança da população e dos trabalhadores assumindo como prioridade as ações necessárias para a manutenção da sua vida diária. À medida que o Mundo entra em fase de desconfinamento com todas as adaptações que o momento exige, inicia-se em simultâneo o desconfinamento da economia, também ela com novos moldes que permitam uma contenção dos inevitáveis impactos de um período de isolamento significativo. Uma Recuperação Verde.

A forma como trabalhamos terá também ela de ser ajustada de modo a responder aos vários desafios que agora enfrentamos, não só em termos de saúde e segurança como também na forma como desempenhamos as nossas funções laborais. Muito se tem falado, nos últimos tempos, nas questões da sustentabilidade aplicada às mais variadas áreas do dia a dia, e o trabalho não foge à regra.

Além do teletrabalho ter trazido benefícios para o ambiente, devido à redução de deslocações e, respetivos consumos, o regresso ao trabalho físico pode, e deve, ser também encarado como uma oportunidade de adaptação das empresas a uma atuação mais sustentável.

Com cidadãos cada vez mais conscientes do impacto que as suas ações podem ter na vida de uma inteira comunidade e desejosos de fazer parte de uma mudança positiva, deve ser maximizado o seu envolvimento nas questões ambientais e de sustentabilidade. Por isso, deve haver uma maior promoção de um local de trabalho mais sustentável, onde questões como a reciclagem e a utilização eficiente de recursos passem a integrar o seu quotidiano. Isto pode ajudar a que os colaboradores se sintam parte de uma solução mais sustentável e positiva para o futuro e, por conseguinte, contribuir para aumentar a sua satisfação.

E, como é claro, satisfação traduz-se em produtividade e, simultaneamente, numa melhor qualidade de vida não só a nível laboral como em todos os aspetos de uma vida em sociedade na qual o ambiente deverá sempre ocupar um lugar fundamental.

Para uma participação positiva, no imediato, a recomendação da Sociedade Ponto Verde é a de que não se esqueçam

de colocar as máscaras e luvas no lixo comum e não nos ecopontos. Comecemos por ajudar a reciclar mais e melhor!

Michel Paulin, CEO da OVH Cloud

Não há dúvida de que esta pandemia causou uma revolução na maneira como vivemos e trabalhamos. Nesse contexto, as ferramentas digitais parecem ser uma das principais soluções para garantir a continuidade dos negócios e da vida profissional. O nosso papel como fornecedor de cloud é desenvolver a infraestrutura que dará suporte a essas aplicações.

Na OVHcloud, tivemos que implementar uma organização completamente nova para enfrentar os desafios levantados pela situação da Covid-19 e 1600 dos nossos 2200 funcionários passaram a trabalhar em casa. Apesar da incerteza que esta situação causou, mais de 80% das nossas equipas reconhecem que têm tido uma boa experiência com esta nova forma de trabalhar. No entanto, nem tudo pode ser feito remotamente. Continuamos a produzir os nossos servidores, a projetar os nossos datacenters na Europa, e o nosso modelo totalmente integrado foi um ativo essencial para nos adaptarmos rapidamente.

Essa crise também incentivou a um movimento massivo de solidariedade. Numa escala tecnológica, a OVHcloud contribuiu para este movimento através da iniciativa #Open_solidarity, reunindo mais de 60 soluções gratuitas para educação remota, saúde conectada e colaboração remota. Sentirmo-nos orgulhosos do nosso trabalho é talvez um dos fatores mais importantes no que diz respeito à realização profissional.

Na OVHcloud, enfrentamos um duplo desafio em termos de eficiência: manter as nossas equipas em segurança e responder ao crescimento da procura que chegou a + 30% no início do bloqueio provocado pela pandemia. Mesmo estando a fasquia tão elevada, mantivemos o nosso plano e lançámos novos produtos, aumentámos a nossa capacidade de produção e investigámos novas áreas de inovação.

Ao olharmos para o futuro, os três principais desafios impulsionados por esta transformação digital radical são:

– A confiança nas soluções tecnológicas;

– A resiliência dos modelos de negócios;

– A soberania que temos nos nossos dados.

Nesta nova fase, estes serão essenciais para tirar o máximo partido da revolução dos dados e proteger o profissional como utilização pessoal destas novas ferramentas para todos.

Elson. A Angélico, General Director & Partner da Mexto

Antes de mais, devo dizer que a Mexto teve a capacidade de antever a situação e por ter constante contacto com investidores internacionais, antecipou um conjunto de medidas de saúde e protecção que, mais tarde foram oficialmente implementadas. A par de todas as mudanças que ocorreram a nível global, a Mexto adaptou toda a dinâmica de trabalho desde o primeiro momento. A equipa que estava no escritório foi deslocada e encarámos o teletrabalho como uma realidade necessária, fruto do momento que vivemos. Hoje, e à medida que acompanhamos a construção de um “novo normal”, apercebemo-nos de que esta nova forma de trabalho remoto é uma ferramenta que irá seguramente fazer parte dos nossos dias no futuro e que nos ajuda a ter alguma qualidade de vida: reduzimos as horas no trânsito, acompanhámos mais de perto a família nuclear, chegámos a horas à mesa de jantar e pudemos estar mais presentes. Simultaneamente, e numa óptica de trabalho, estivemos, literalmente, a um toque de distância de um contacto necessário e aproximámo-nos mais de fornecedores e parceiros que nos ajudam a sustentar a qualidade da marca Mexto.

Actualmente, a Mexto encontra-se a planear um regresso faseado, implementando medidas que, sem pôr em risco a segurança e saúde dos colaboradores, visem repor a actividade económica da empresa, como seja o estabelecimento de horários intercalados, dias de teletrabalho pré-definidos, reforço de higienização dos espaços de trabalho, gerindo, simultaneamente os projetos que tem em carteira, nomeadamente, a construção de um empreendimento de luxo, na linha de Cascais – o Avencas Ocean View Residences -, que viu a sua primeira fase de construção concluída durante o período de confinamento. Nunca parámos, trabalhámos com parceiros que nos possibilitaram a continuidade do nosso negócio, salvaguardando, sempre, as medidas de segurança necessárias ao contexto de pandemia, precisamente por sabermos que teríamos de atenuar todo e qualquer impacto no nosso negócio.

A adopção de novas tecnologias e a inclusão de novas dinâmicas de trabalho permitiram-nos alcançar todas as metas propostas nos nossos projectos, o que significa que embora o trabalho tenha entrado em nossas casas, conseguimos que a nossa nova organização fosse eficiente ao ponto de corresponder às espectativas de toda uma equipa. Esperam-nos desafios óbvios ao setor imobiliário em geral, nomeadamente a nível comercial. O distanciamento físico passou a ser um tema, já que antes reuníamos com clientes, fazíamos visitas, acompanhávamos de perto todo o seu percurso desde o contacto ao contrato de promessa compra e venda. E agora?

Agora, neste “novo normal” em que, por motivos de segurança, os cinco sentidos de clientes e potenciais clientes não ajudam na tomada de decisão à distância, contamos com as mais valias da tecnologia, para nos readaptarmos e criarmos novas formas de contacto e conquista do mercado. Vídeo conferências, realidade virtual, visitas a imóveis em directo por telefone passam a ser parte do dia a dia dos nossos colaboradores. Felizmente, a nossa robustez financeira permite-nos continuar a investir sem estarmos pressionados pelas vendas, mas estamos a olhar para novos projectos e a observar a conjuntura actual para aproveitar boas oportunidades de negócios, tendo sempre como foco a segurança e bem-estar das pessoas que fazem a história da Mexto.

Fernando Rodrigues, Managing Director na Axians Portugal

Vamos com certeza, nos próximos tempos, trabalhar de forma diferente. A crise sanitária que estamos a viver, trouxe desafios estruturais para a organização do trabalho. A necessidade de, rapidamente, garantir que o distanciamento social se concretizava nos espaços de trabalho, fez com que as organizações (empresas, organismos públicos, associações, etc) olhassem para o teletrabalho (ou trabalho remoto) de forma prática e real, em vez de ser apenas uma intenção (boa?), muitas vezes referidas nos planos de desenvolvimento futuro, mas sem aplicação efetiva. Obviamente que nem todas as funções e profissões o permitem, mas em quase todas as organizações existe a possibilidade de colocar parte dos seus trabalhos nesse regime de trabalho remoto. Mesmo os líderes mais dogmáticos perante este modelo de trabalho, assumiram-se agora como promotores e defensores incondicionais.

Por um lado, muitos aspectos relacionados com a atividade laboral, que até agora eram quase imperceptíveis, rapidamente ganharam destaque e colocaram desafios na gestão diária desta nova realidade. Comunicações fiáveis e seguras, espaço de trabalho, cadeira, um segundo monitor, possibilidade de isolamento para tarefas que requerem mais foco, são temas em que normalmente não pensamos, que assumimos serem assim por defeito. Na realidade doméstica, tudo isto ganha uma dimensão relevante, com impacto na qualidade e na eficiência do trabalho.

Por outro lado, houve de facto um ganho na possibilidade de ganharmos qualidade de vida. Para começar, o chamado “commuting time” é reduzido ao mínimo. O tempo que levamos de casa para o “escritório” passa a ser de meros segundos (ou minutos). No meu caso particular, são quase 3 horas diárias, com ou sem tráfego rodoviário, uma vez que tenho sido um (quase) assíduo cliente dos transportes públicos. É de facto muito tempo.

O que nos espera depois desta crise? Iremos continuar, sim. Mas o que teremos aprendido? Que o teletrabalho generalizado é de facto possível? Que faz sentido criar as condições para que na realidade doméstica seja possível um nível de eficiência relevante (e necessário)? Que as reuniões por vídeo-chamada e ferramentas de colaboração são produtivas? Que o equilíbrio estará em poder gerir a presença física e remota, na medida certa da missão/função/profissão de cada um? Que o impacto na qualidade de vida de cada trabalhador acabará inevitavelmente por o tornar uma pessoa mais feliz (e sabemos hoje o que isso faz pela qualidade e eficiência do trabalho)? Que as necessidades de dimensão dos espaços de escritórios serão menores e que essa poupança poderá ser colocada ao serviço de criar as condições essenciais para o teletrabalho e ainda permitir programas de sustentabilidade, saúde e bem estar, virados para as pessoas?

Acredito que esta crise que vivemos deu o empurrão que faltava para olharmos para o tema de frente. Mas o que virá depois, o que faremos com esta experiência “forçada”, será resultado da consciência que as lideranças ganharam para esses novos modelos de trabalho. Se não acontecer nesta geração, será uma realidade efetiva nas gerações seguintes, em particular na que está agora a entrar no mercado de trabalho.