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Software de gestão, a ferramenta para agilizar operações nas empresas

Na era da informação, em que o fluxo de dados é cada vez maior, um bom software de gestão pode fazer a diferença na análise das operações de uma empresa. O mecanismo permite mais eficiência e poupança de tempo e dinheiro.
  • An illustration picture shows a projection of binary code on a man holding a laptop computer, in an office in Warsaw June 24, 2013. REUTERS/Kacper Pempel (POLAND – Tags: BUSINESS TELECOMS TPX IMAGES OF THE DAY) – BM2E96O1CJG01
4 Fevereiro 2019, 07h29

Um bom software de gestão é um instrumento essencial para garantir o sucesso das empresas. Quer se trate de uma empresa de grande dimensão ou uma pequena ou média empresa (PME), esta ferramenta vai permitir racionalizar e automatizar as informações e processos empresariais, contribuindo para uma maior eficácia do negócio. Tudo isto sem ter de abrir mão de recursos humanos e materiais, nem ter de perder tempo ou dinheiro desnecessariamente.

Também conhecido como sistema ERP (Enterprise Resource Planning – Planeamento de Recursos Empresariais), o software de gestão empresarial é um pacote de programas informáticos dirigido para diferentes áreas de uma organização, onde se incluem os processos operacionais e administrativos. O sistema ERP é capaz de organizar grandes volumes de dados de forma integrada, relativos a todas as operações diárias de uma empresa e incluí-los em bases de dados, consoante o tratamento que lhes quiser dar.

Este software é especialmente eficaz se tivermos em conta que vivemos na era da informação, caracterizada pelo fluxo de informação constante. O sistema ERP é uma ferramenta-chave para organizar e filtrar a informação e auxiliar os empresários e gestores a perceber os problemas que as suas empresas enfrentam e quais as tendências futuras do negócio. Ao mesmo tempo, a informação recolhida vai ajudar a planear as estratégias da empresa e permitir que a mesma seja partilhada pelas várias unidades que compõem a organização, de acordo com as autorizações de acesso apresentadas.

O sistema ERP está dividido em módulos, o que possibilita que cada empresa adquira as funcionalidades que melhor se adaptam às suas necessidades. No caso de se tratar de uma empresa ligada ao setor do retalho, por exemplo, as funcionalidades que o software de gestão terá prendem-se com a contabilidade, o planeamento, o controlo do stock, a gestão de contratos, a logística e a análise de resultados. No entanto, as estruturas modulares do sistema ERP não são estanques. As empresas podem começar com apenas dois módulos e irem agregando outros à medida que vão surgindo novas carências empresariais. De igual forma, podem abrir mão de determinados módulos, a partir do momento em que estes deixam de ser precisos. As funções associadas ao software de gestão variam também consoante os modelos comercializados. Há sistemas que aplicam a inteligência artificial à gestão das empresas, o que permite um serviço ainda mais eficiente e com menos imprecisões e erros que possam, porventura, surgir. Por isso, na hora de escolher qual o software de gestão que melhor se adequa à sua empresa, deve considerar não só as funções associadas a este sistema como também a forma como foi desenvolvido. É importante ainda ter em mente que os recursos financeiros investidos na aquisição do sistema ERP são investimento e podem vir a gerar um retorno significativo.

O software de gestão muda radicalmente a forma como está organizada a administração de uma empresa. Ao integrar dados de vários departamentos e ao gerar informação organizada e consistente sobre o negócio em si. É possível, através do sistema ERP, perceber o que é necessário reestruturar na empresa e quais as áreas para onde deve ser canalizado um maior investimento, a fim de gerar melhores resultados para a empresa.

A credibilidade dos dados fornecidos é garantida através de um sistema de parametrizações, que impedem que os dados sejam submetidos para análise em duplicado. Mesmo que haja um erro na digitalização por parte de um funcionário da empresa, o software de gestão vai alertar a administração para a situação e para a necessidade de a informação ser retificada. Desta forma, evitam-se várias vulnerabilidades comuns aos processos empresariais, como é o caso de falhas humanas, inconsistências, vazamento de informação e manipulação indevida dos dados.

Um sistema ERP adequado disponibiliza ainda ferramentas para a prevenção de fraudes e, simultaneamente, garante a proteção de dados, gere um histórico da utilização do sistema, que servirá de backup para guardar todas as informações que constem dos processos empresariais registados na base de dados do sistema de gestão. Assim, os gestores terão informação precisa e segura, que pode ser sincronizada com as operações da empresa em tempo real.

O serviço providenciado pelo sistema ERP conduz ainda a um aumento da produtividade e à economização de tempo na recolha e no tratamento de dados. Assim sendo, evitam-se horas extraordinárias e é dispensado um esforço maior sob os funcionários, passando a maior parte dos processos manuais a ser automatizados. A digitalização do sistema permite ainda poupar em papel e tinta para impressoras e, a longo prazo, pode tornar mesmo as impressoras num equipamento acessório.

Os relatórios e indicadores do sistema ERP vão depois servir de base para que as empresas tenham uma visão abrangente do desempenho do negócio e facilitar o processo decisório, garantido mais oportunidades de a estratégia das empresas ser bem sucedida.

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