Universidade de Coimbra inova na modernização administrativa

Internamente muito complexo, o sistema foi inteiramente desenvolvido pela administração da Universidade de Coimbra no âmbito do projeto de modernização. O sistema automatiza inúmeras operações até aqui manuais, garantindo sempre total cumprimento da legislação aplicável, nacional e comunitária, incluindo a lei dos compromissos e pagamentos.

Além das regras legais, o sistema integra e automatiza igualmente os variadíssimos requisitos de inúmeras entidades financiadoras, como a Comissão Europeia, os fundos estruturais, a Fundação para a Ciência e Tecnologia, a Agência de Inovação, e muitas outras fontes de financiamento a que a Universidade de Coimbra recorre nas mais de 10 mil deslocações em serviço que ocorrem anualmente e que agora passam a ser abrangidas por este novo processo.

Em concreto, o sistema permite baixar drasticamente a antecedência necessária para os pedidos de deslocação, na grande maioria dos casos para apenas um dia útil, em vez do prazo mínimo de 14 dias úteis em vigor até agora. Em deslocações sem encargos o pedido pode ser feito até ao momento imediatamente anterior à partida.

“Este novo sistema envolve uma complexa conjugação de várias áreas administrativas, desde a gestão de recursos humanos à gestão financeira e à gestão de projetos competitivos. Mas é muito simples de usar. E essa é a sua grande mais-valia”, explica Teresa Antunes, administradora da Universidade de Coimbra, responsável pelo projeto, bem como pela conceção, desenho e validação deste processo.

E acrescenta: “Os professores, investigadores, pessoal técnico e dirigentes da UC passam a dispor de uma flexibilidade enorme na gestão das suas viagens de trabalho, o que é particularmente decisivo quando as reuniões são marcadas com muito pouca antecedência, como acontece cada vez mais neste mundo tão competitivo.”