Planear o fecho de contas, função fiscal e tecnologia

O atual contexto de instabilidade geopolítica e de aumento de inflação e juros traz desafios acrescidos no processo de encerramento de contas e preparação de demonstrações financeiras face aos impactos relevantes que podem acarretar. Com estes efeitos a deverem ser devidamente acautelados e refletidos nas respetivas contas e demonstrações financeiras, ganha ainda um maior relevo o já de si importante planeamento do fecho de contas. As suas vantagens são sinalizadas por Rui Carvalho.

Associate Partner EY, Global Compliance & Reporting: permite uma maior celeridade no processo de encerramento, garantindo a preparação de informação financeira de forma tempestiva, e que não são colocados em causa o cumprimento de outras obrigações, nomeadamente a Declaração Modelo 22.

Esta informação financeira reveste-se da maior importância no processo de tomada de decisões, designadaente na decisão de investir ou desinvestir e do momento em que o deve fazer, adquirir ou vender determinado bem ou equipamento, a avaliação da capacidade da empresa em liquidar os seus compromissos financeiros, a avaliação do desempenho e da responsabilidade do gestor, bem como a atribuição de benefícios aos empregados e também a determinação dos lucros a distribuir e das políticas fiscais aplicadas.

É aqui que Alexandra Nunes, director EY, Global Compliance & Reporting, destaca que a função fiscal “desempenha um papel relevante” no encerramento de contas. Isto porque, explica, o cálculo do valor da estimativa e imposto corrente e o cálculo dos impostos diferidos, tem subjacente o conhecimento “aprofundado e tempestivo” de matérias contabilísticas e fiscais complexas, suportadas em normas, nacionais e internacionais, e tendo subjacente o tratamento fiscal das diversas operações que originam imposto sobre o rendimento devido e impostos diferidos.

Melhorar o trabalho de fecho de contas não pode também perder de vista o uso de tecnologia e a automatização de processos. “É um fator diferenciador que impacta de forma muito positiva a qualidade, transparência, fiabilidade e eficiência das atividades de encerramento de contas”, frisa Ricardo Xavier Correia, Diretor EY, Tax Technology & Transformation.

Rui Carvalho
Associate Partner EY, Global Compliance & Reporting

Encerramento de contas de 2022: uma abordagem com benefícios para a função financeira. Nesta abordagem qual é a importância de planear o fecho de contas e tornar o processo mais eficiente? Quais os aspetos a ter em conta?
O devido planeamento do fecho de contas permite uma maior celeridade no processo de encerramento, garantindo não só a preparação de informação financeira de forma tempestiva, informação esta essencial para a tomada de decisão, mas também a garantia de que não são colocados em causa o cumprimento de outras obrigações, nomeadamente a Declaração Modelo 22. Quanto maior a eficiência aportada ao processo de encerramento de contas, menor serão também os custos associados a este processo e tempo despendido no mesmo. É por isso importante ter em conta alguns aspetos, nomeadamente:

z Definição de um cronograma/calendário e partilha do mesmo por todos os responsáveis.
z Identificar as etapas do encerramento de contas e priorizar as mesmas com base na sua importância e precedências.
z Assegurar a colaboração de todas as áreas envolvidas no processo e que estas fornecem informação de qualidade e de forma tempestiva.
z Identificar potencial de automatização de processos e aplicar automação, como forma de redução do tempo e esforço na conclusão do encerramento de contas.
z Monitorizar o cronograma/calendário definido e aplicar ações corretivas caso existam desvios face ao planeado.

Sendo o encerramento de contas um momento importante para a tomada de decisões por parte dos responsáveis das empresas, uma abordagem eficiente de todo o processo permite maior celeridade e qualidade na produção de informação financeira, garantindo uma tomada de decisão e definição de estratégia de forma mais adequada.

Alexandra Nunes
Diretor EY, Global Compliance & Reporting

Qual é a importância da função fiscal no encerramento de contas de 2022? Qual é o nível de burocracia que existe neste processo?
O reconhecimento da estimativa de IRC e de impostos diferidos nas contas é um tema essencialmente contabilístico.
A estimativa de imposto corrente reflete na contabilidade o valor estimado de IRC a pagar num determinado exercício económico. Contudo, tal não é suficiente para um reconhecimento do valor do imposto sobre o rendimento devido, tendo por base o princípio da periodização económica.

Para que as demonstrações financeiras apresentem uma imagem verdadeira e apropriada da posição financeira de uma empresa, existe a necessidade de efetuar a periodização do lucro tributável e uma correta apresentação do valor do capital próprio, o que implica reconhecer nas contas acréscimos com ativos e/ou com passivos por impostos diferidos.
Assim, as demonstrações financeiras e as respetivas divulgações, devem incluir, quer o imposto corrente, quer os impactos fiscais futuros das transações e outros acontecimentos fiscalmente relevantes que tenham ocorrido no exercício, os impostos diferidos.

A função fiscal desempenha um papel relevante no encerramento de contas, pois o cálculo do valor da estimativa e imposto corrente e o cálculo dos impostos diferidos, tem subjacente o conhecimento aprofundado e tempestivo de matérias contabilísticas e fiscais complexas, suportadas em normas, nacionais e internacionais, e tendo subjacente o tratamento fiscal das diversas operações que originam imposto sobre o rendimento devido e impostos diferidos. Contar com o apoio de especialistas da área fiscal, que possam dar suporte a este cálculo assegura que a informação a contabilizar é calculada de forma correta, tempestiva, com o suporte na legislação, jurisprudência e doutrina em vigor à data do encerramento das contas.

A função fiscal tem o conhecimento técnico fiscal necessário para analisar e interpretar as operações que dão origem, quer a ajustamentos fiscais para efeitos de cálculo do imposto corrente, quer ao cálculo de impostos diferidos. E, de facto, o nível de burocracia associado ao fecho de contas pode ser muito elevado, sobretudo se a empresa ainda estiver muito dependente de processos manuais.

A melhoria de eficiência e a redução do tempo dedicado a este processo passará muito por ter sistemas informáticos atualizados e adaptados às necessidades específicas de recolha de informação, e também por apostar na melhoria e na automatização de processos. Um adequado planeamento e o uso de tecnologia, de forma sistematizada, são fatores chave para simplificar o processo de encerramento de contas.

Ricardo Xavier Correia Diretor EY, Tax Technology & Transformation

Como a tecnologia pode facilitar e melhorar o trabalho de fecho de contas?
O uso de tecnologia e a automatização de processos é um fator diferenciador que impacta de forma muito positiva a qualidade, transparência, fiabilidade e eficiência das atividades de encerramento de contas.

Processos automatizados permitem apuramentos muito mais rápidos e precisos dos valores a considerar para efeitos do encerramento das contas. Atualmente podem ser efetuadas análises históricas de informação, validação de fontes de informação, extrapolação de dados, validação sobre se a informação disponível é correta, completa e apurada em tempo útil, de forma fácil e com pouco tempo dedicado das equipas.

Para tal será, contudo, necessário ter sistemas fiáveis, adequadamente parametrizados, com base na legislação contabilística e fiscal em vigor. Daí a importância de uma abordagem estruturada aos sistemas utilizados e à parametrização de informação.

À componente tecnológica deverá aliar-se sempre um correto planeamento do trabalho e dos recursos, de modo a permitir uma antecipação do trabalho de encerramento de contas, assegurando a recolha, análise e tratamento de dados, atempada, a efetuar idealmente em momento prévio ao encerramento das contas.
As medidas de melhoria de transparência, fiabilidade e eficiência mais relevantes são aquelas que incluem automatização de processos e uso de tecnologia.