A experiência do colaborador no seu ‘novo’ espaço híbrido

É crucial que a estratégia de transição digital da forma de trabalhar seja inclusiva, chegando a todos os colaboradores, independentemente da sua função, perfil ou localização.

Já não é novidade para ninguém que a mudança é uma constante. E também já todos sabemos que a rapidez com que a encaramos e nos adaptamos é factor-chave de sucesso (e de sobrevivência).

Este ano de 2020 tem-nos provado que a forma de trabalhar não foge a esta regra. Se há uns meses estávamos todos habituados a um posto de trabalho fixo, a Covid-19 rapidamente nos ensinou a transferir esse posto para casa. Mais recentemente, com o regresso ao escritório muito condicionado, (re)interpretámos um novo conceito – o do trabalho híbrido.

De facto, já pouco importa onde efectivamente estamos a trabalhar. Podemos agora estar no escritório, amanhã em casa, depois noutro lado qualquer. Com a crescente irrelevância das fronteiras físicas, ganham maior importância as virtuais. Hoje já ninguém prescinde das ferramentas tecnológicas que nos permitem encontrar os colegas, comunicar com a equipa, desenvolver o trabalho, colaborar em torno de projectos ou participar nas mais diversas iniciativas internas.

Estas soluções são muitas vezes disponibilizadas sem um propósito claro, estão frequentemente dispersas pela organização, e em alguns casos inacessíveis à maior parte dos potenciais utilizadores. A fraca utilização decorre não só da impreparação dos próprios beneficiários finais, mas acima de tudo da inadequação ao contexto específico de cada organização, onde estrutura, dinâmicas e cultura internas não são tidas em consideração.

Se em algumas organizações as maiores dificuldades poderão estar relacionadas com a difícil comunicação interna ou os rácios de produtividade, noutros casos as prioridades poderão ser o desenvolvimento do espírito colaborativo intra e entre equipas, a promoção da criatividade ou da inovação, entre tantos outras.

Temas como a responsabilização e descentralização, como a proximidade e participação, como o reconhecimento e a valorização das pessoas podem (e devem) ser endereçados nesta tão importante janela de oportunidade de melhoria do ambiente organizacional, ou seja, incorporados nesta rápida adaptação ao ‘novo normal’.

É por isso muito importante que se encare a transição de uma forma holística, definindo desde logo quais os principais desafios diários enfrentados pelos diferentes tipos de colaboradores, quer já tenham ou não um posto de trabalho digital.

De facto, os colaboradores da linha-da-frente (front-line workers), que normalmente não têm um computador exclusivo (como no atendimento presencial, nos serviços de limpeza e manutenção, na produção fabril, etc.) devem também ser considerados neste esforço de capacitação de toda a organização, quer sejam funcionários internos, consultores externos, freelances ou outros parceiros.

É assim crucial que a estratégia de transição digital da forma de trabalhar seja inclusiva, chegando a todos os colaboradores, independentemente da sua função, perfil ou localização. A solução de modern work a adoptar deverá, por isso, não só ser de simples utilização, como também permitir o acesso mobile através dos dispositivos dos próprios colaboradores, sem que tal comprometa os elevados padrões de segurança necessários (considerando que estamos num ambiente integrado dos sistemas de informação de toda a organização).

O esforço necessário para esta capacitação é fundamentalmente de gestão da mudança, uma vez que o custo da tecnologia tem vindo a baixar significativamente. O próprio modelo de negócio tem evoluído com as necessidades do mercado e, hoje, uma plataforma de modern and digital work pronta-a-usar pode ser contratada como um serviço, cujo preço está indexado à utilização real (ex. número de colaboradores), não sendo necessários investimentos iniciais ou quaisquer outros preços escondidos (infra-estrutura, manutenção correctiva, preventiva ou evolutiva).

Em qualquer caso, o custo maior será sempre continuar ancorado a processos antiquados e não aproveitar esta oportunidade de ouro para digitalizar o espaço de trabalho. Depois de colocado o tema na agenda interna da organização e definido o governance do projecto, a equipa de ‘embaixadores’ deverá ser tão transversal quanto possível, incorporando elementos da comunicação interna, dos recursos humanos e do TI.

A velhinha intranet rapidamente dará lugar a um espaço virtual-social verdadeiramente produtivo, colaborativo e criativo, representativo da cultura da organização por excelência. Os benefícios não tardarão a ser visíveis.

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