Basta um clique para comunicar?

A flexibilidade da comunicação, da inovação, da forma como mantemos os públicos internos envolvidos, interessados e pouco enfadados ou cansados será o segredo.

A Covid-19 está intrinsecamente ligada a mudanças rápidas e categóricas na vida das empresas. Nos últimos meses experienciámos uma aceleração de várias medidas e decisões e assistimos, com alguma incerteza, a novas realidades.

Uma delas, bastante evidente, prende-se com a dimensão dos escritórios/sedes de muitas empresas. Com o advento do trabalho remoto – imposto numa primeira fase devido ao confinamento e tornado opcional mais recentemente – as administrações aperceberam-se que, afinal, é possível trabalhar-se com menos metros quadrados disponíveis, com menos colaboradores em simultâneo no escritório e, obviamente, com outras formas de comunicação.

Muitas destas empresas estão já a procurar novos escritórios, mais pequenos e alinhados com a nova realidade que é, como já percebemos, o novo presente/futuro: o trabalho remoto vai massificar-se e muitos de nós vamos trabalhar todas as semanas, durante pelos menos alguns dias, a partir de casa – ou de outro local que escolhermos.

Escritórios sem lugares marcados ou gabinetes atribuídos não é uma realidade nova. O hot desking é prática comum em muitas empresas por esse mundo fora, assim como o trabalho remoto. De tal forma que empresas como a Yahoo, Bank of America e IBM adotaram-no no passado e, ao final de alguns anos, decidiram recuar na decisão. Mas já lá vamos. O que é curioso é que este conceito esteve, durante vários anos, associado (talvez erradamente) a empresas tecnológicas, com ambientes muito informais e funções que o permitissem.

Não vou centrar-me nos prós e contras do hot desking e do trabalho remoto, mas antes nos desafios que isso acarreta – a partir do momento em que essa decisão é tomada e o nosso escritório passa a ser praticamente qualquer lugar – em termos de Comunicação.

Está cientificamente provado que somos criaturas sociais e, como tal, temos de conviver e ter relações com outras pessoas, mesmo quando distanciados fisicamente. O segredo está em contrariar uma das conclusões do MIT que dizia num estudo que a “distância física pode tornar-se em distância psicológica”. Também sabemos que o ser humano é criativo e que gosta de contribuir para o que é novo e impactante.

Com isto em mente, o que temos de fazer é aliar a flexibilidade associada ao trabalho e a forma como comunicamos com os colaboradores internamente e também com outros públicos. Tudo isto numa equação teoricamente de fácil resolução: com elevados níveis de engagement, mantendo a cultura, fazendo todas as atualizações sobre o negócio, garantindo que todos continuam ligados virtualmente entre si.

Parafraseando alguns treinadores de futebol, vai ser preciso manter, através de plataformas virtuais, a moral em alta. Esta nova realidade vai certamente agradar às gerações mais novas, com necessidades diferentes das gerações anteriores: estão habituados ao ambiente virtual e a um menor contacto físico, com horários marcados e rígidos. Por outro lado, a era do cafezinho na cafetaria da empresa, o ‘bom dia’ no elevador, o debate de ideias frente a frente e a leitura da linguagem corporal do nosso interlocutor são e serão diferentes daqui em diante.

Da mesma forma, as promoções de produtos que ocorriam nas empresas, a oferta da latinha de sumo ou o novo produto que rejuvenesce a pele a baixo custo, deixados na secretária de cada colaborador, terão obrigatoriamente outra abordagem. As ativações de marca; os eventos, as town halls; as reuniões de equipa; os grandes anúncios internos. Parece-me, sinceramente, que teremos uma nova realidade. Na verdade, estamos já a viver esta nova realidade nas empresas nacionais. O mobile, com toda a sua amplitude, vai ter uma missão essencial.

Há um aspeto fundamental em toda esta equação e que deverá centrar boa parte das nossas atenções, que são os estímulos neurológicos que o escritório físico cria – nas várias interações e rituais que já descrevi. Se pensarmos que as empresas que regressaram ou regressarão ao escritório terão apenas uma percentagem dos seus colaboradores presentes, esse estímulo pode perder-se e, com ele, a vivacidade dos nossos colaboradores.

Já há estudos que mostram que horas a fio em frente a um computador, em calls intermináveis, criam fadiga e desgaste. As TED Talks duram apenas 18 minutos porque depois desse tempo o nosso cérebro desliga-se. A necessidade de estreitarmos a distância entre o virtual e o real terá obrigatoriamente de encontrar um meio-termo, com um equilíbrio que, por um lado, estimule uma maior produtividade, menor absentismo e maior predisposição e, por outro, evite a solidão, a falta de colaboração e/ou comunicação.

O escritório mais pequeno, com maior rotatividade dos seus colaboradores, vai levar a mais plataformas e meios de comunicação internos disponíveis – canais de televisão internos, redes sociais internas, entre outras plataformas digitais. As comunicações internas, em vez de dirigidas a todos os colaboradores de uma só vez, terão de ser segmentadas, tal como fazemos nas campanhas externas. Teremos vários públicos internos, com diferentes perfis e características, a começar pelos diferentes horários/dias que estarão presentes no escritório.

Foi a dificuldade nesta gestão e no estreitamento entre o físico e o virtual (entre outros aspetos) que levou as gigantes a nível mundial que referi anteriormente, com muita experiência de Comunicação e orçamentos chorudos, a recuarem no tema do trabalho remoto e na forma como comunicavam internamente, voltando a um cenário, digamos, mais tradicional. Isto é, mais presencial. Mas há também muitos casos por esse mundo fora que vivem bem com a distância física e com a ausência de escritório!

Pode parecer uma conclusão quase de senso comum mas cuja aprendizagem será essencial: haverá formas/formatos de comunicação e interação que resultarão numas empresas e noutras não. A flexibilidade da Comunicação, da inovação, da forma como mantemos os públicos internos envolvidos, interessados e pouco enfadados ou cansados será o segredo. Outro é contrariarmos a tendência de comunicar apenas através de um clique: comunicar com um clique não significa que um clique basta para que algo chegue ao outro lado. Lembremo-nos da fórmula essencial: Cativar, Envolver, Satisfazer (Attract, Engage, Delight).

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