Num contexto em que a flexibilidade, agilidade e rapidez são cada vez mais fatores chave para o sucesso das organizações, existe ainda um conjunto de processos intrínsecos às mesmas que carecem reflexão. Algumas das áreas cujo peso administrativo é, de forma recorrente, um desafio para as empresas são o reporte de despesas de colaboradores e a marcação de deslocações. O número de intervenientes em ambos os processos é elevado, o que os torna moroso, e há uma carga administrativa elevada associada aos mesmos. Esta vertente menos positiva está patente transversalmente em todo o ciclo, desde, por exemplo, a marcação de viagens, que carece do envolvimento de parceiros e de aprovações internas, até à submissão das despesas dos colaboradores, que na maioria das vezes é executada de forma manual, suscetível a erros, atrasos, burocracias e processos administrativos desnecessários. É por isso imperativo alterar a forma como estes processos são executados, tornando-os eficientes, eficazes, controlados e transparentes para todos os atores que neles participam.
As empresas têm tentado ultrapassar estas dificuldades através da automatização e desmaterialização destes processos, com o objetivo de reduzir a intervenção humana ao longo da cadeia e a carga administrativa associada. Uma das soluções que a EY tem implementado com sucesso é o SAP Concur – Travel & Expenses. O SAP Concur é uma plataforma digital que permita embutir as políticas de deslocação e despesas da organização e paralelamente providenciar aos colaboradores uma experiência de utilização flexível. O colaborador tem a capacidade de autonomamente controlar todo o processo, desde a programação da viagem até à submissão das despesas, sem necessidade de múltiplos intervenientes e/ou de coleção de documentos justificativos. Este facto torna o processo mais eficiente controlado – a aderência com as polícias da empresa sobe 55% – e ágil, pois, por exemplo, os tempos de aprovação de uma despesa e custos por transação processada desce 28% e 65% respetivamente.
Adicionalmente, as suas funcionalidades alargadas e abrangentes proporcionam não só uma experiência de utilização fácil e intuitiva, permitindo a gestão de todo o ciclo através de mobile ou web e uma integração com os processos administrativos eficiente e eficaz. O SAP Concur possibilita contabilização automática das transações na contabilidade, elimina a documentação física a circular (e.g.: faturas), sendo que com a utilização da aplicação EY para viajantes de curta duração a redução do esforço administrativo pode ultrapassar os 30%.
O SAP Concur é uma plataforma que suporta transversalmente todo o ciclo de vida da jornada do colaborador. A EY está disponível para colocar à disposição dos seus parceiros a sua experiência e metodologias de implementação, de forma a estes maximizarem os benefícios associados.
