Conhecimento e colaboração em tempos de inevitável transição digital

O chamado “modern workplace” deve ser encarado como uma oportunidade ou ameaça para a produtividade da sua equipa?

O ano de 2020 tem sido de incertezas, ameaças e riscos, dor e enormes impactos sociais. Mas também de imensas oportunidades, com um renovado espírito de união, um maior sentido de entreajuda e colaboração, e superiores padrões cívicos. Lado a lado, temos conseguido manter a economia a funcionar, as empresas ativas, e as pessoas produtivas. Isoladas, mas motivadas. Remotas, mas disponíveis. Com a família, mas a trabalhar. O mundo do trabalho entrou definitivamente na vida pessoal, e vice-versa, num inevitável “work-life balance”.

Como as últimas semanas têm demonstrado, a transformação digital é tanto mais acelerada quanto maior é a pressão externa para a mudança. A simples necessidade de sobrevivência num mundo novo originou uma espantosa onda de adoção de ‘novas’ formas de trabalhar. Anos a fio de promoção da eficiência operacional, otimização dos processos, redução dos custos, ou do aumento da qualidade, não conseguiram incutir as práticas de trabalho remoto e colaborativo a que temos assistido nestes meses mais recentes.

Há muito que dispomos das ferramentas necessárias para o trabalho à distância, mas os seus defensores eram uma tímida minoria. Esta crise veio provar que o posto de trabalho moderno assenta no conhecimento e já não tem um território físico delimitado. Está em qualquer lugar. Na empresa ou em casa, num escritório, numa varanda ou num jardim, numa grande cidade ou numa qualquer região remota. O nosso novo workplace é digital e conectado, aberto para o espaço global e de partilha.

Por isso, o conhecimento é hoje o ativo mais volátil, o mais procurado e o que tem mais liquidez, mas também o mais globalizado e o de mais difícil retenção. Nesta era do saber, ganham particular relevância as plataformas empresariais que promovem a comunicação e a colaboração interna e externa, e que são capazes de (des)envolver os colaboradores, alinhando as equipas e os grupos de trabalho multidisciplinares em torno dos projetos coletivos, dos interesses individuais e das prioridades da empresa.

O grande desafio que agora se coloca às organizações é a retenção, a gestão e a utilização do conhecimento gerado, frequente e irremediavelmente perdido aquando dos movimentos de pessoas (saídas e mudanças interdepartamentais). Estas disrupções são marcantes, com impactos muito significativos na produtividade.

A crescente volatilidade do talento – que se acentuará com a generalização do trabalho à distância – poderá agravar este problema se não forem adotadas rapidamente soluções que permitam alavancar o crescimento e a valorização da pessoa, enquanto indivíduo e profissional, nomeadamente estimulando a sua autonomia, desenvolvimento, envolvimento e responsabilização.

Com o maior distanciamento físico das pessoas, emerge também a necessidade de (re)alinhamento com os valores da própria empresa bem como o fortalecimento do espírito de colaboração e de abertura nos diversos níveis (equipa, departamento, empresa, grupo).

Importa por isso estimular a permanente agilidade e inovação das pessoas, designadamente na geração de novas ideias de forma colaborativa e transparente, particularmente úteis no atual contexto de adaptação e transformação, em que se procuram soluções rápidas e inovadoras para os prementes problemas do dia a dia, seguindo processos claros e os mais elevados padrões éticos.

Lideranças motivadoras e sistemas de governance adequados irão garantir a descentralização da gestão da informação no que respeita à sua atualidade, fiabilidade, veracidade, autenticidade e segurança.

Hoje, a tecnologia permite a captação e a disponibilização de conteúdos (em qualquer lugar, a qualquer hora) em múltiplos formatos (texto, áudio, imagem, vídeo, etc.), adaptados ao contexto concreto (ex. onboarding, novo projecto, etc.) e ao perfil de cada colaborador. Funções como a categorização, segmentação e catalogação surgirão com naturalidade num ecossistema vivo onde a comunicação institucional pode conviver com canais espontâneos e informais. Tal acelerará a necessária tração inicial, possibilitando a evangelização interna, e mantendo atualizado e em expansão o repositório da cultura da organização.

Como explicou Darwin, as empresas que cá estarão amanhã não serão as mais fortes de hoje ou as que têm as pessoas mais inteligentes. Serão as mais ágeis, as capazes de captar e interpretar a informação, gerar conhecimento e evoluir com o próprio contexto, reinventando-se. E essa inovação será tanto mais preciosa quanto aglutinadora e impactante para a comunidade. Certo é que os colaboradores e demais stakeholders se irão entusiasmar a superar os novos desafios que constantemente lhes são colocados.

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