Digitalização em ‘fast forward’

A digitalização é um processo contínuo, e os vencedores de amanhã serão aqueles que arriscam, aprendem com os seus erros e se adaptam rápido.

Em resultado da enorme mudança social que vivemos, as empresas portuguesas terão que executar em semanas a transformação digital que não conseguiram fazem em anos. Ela será agora mais difícil e mais cara, mas há boas notícias também. Agora a transformação é uma prioridade e uma necessidade partilhada por toda a organização, eliminando o maior obstáculo à mudança. A longo prazo, as nossas empresas serão mais competitivas e globais.

É possível mitigar alguns desafios da mudança percebendo exatamente o que é a transformação digital, e lendo dos melhores exemplos. Tenho o privilégio de estar numa multinacional líder da digitalização desde a sua origem, cujo quotidiano é, há muitos anos, a nova realidade dos portugueses. Com provas dadas, estes são alguns dos pilares do sucesso:

  1. Uma empresa tem de assumir no ADN que a digitalização é um processo contínuo e transversal a todos. Não vai acabar daqui a umas semanas. Ferramentas, pessoas e mercados mudam continuamente, também os processos têm de o fazer. Não é responsabilidade apenas de um departamento – embora faça sentido uma equipa para harmonizar e liderar práticas de digitalização – mas de todos, pois afecta o trabalho e a produtividade de cada colaborador e área de negócio. E isso deve ser reflectido nos objectivos e métricas da estrutura.
  2. Os subprocessos têm de ser ajustados a uma interacção entre colaboradores e clientes em regime remoto e não presencial, e à experiência humana subjacente. As reuniões têm de ser mais curtas e efectivas: acima de uma hora deve ser excepção e exigir agenda pré-definida com gestor de tempo, reuniões curtas devem ser incentivadas. É importante manter vídeo como regra.
  3. As ferramentas têm que ser as adequadas para a realidade do negócio. Esta premissa é mais complexa do que possa parecer, necessita planeamento e menosprezá-la seria um erro grave. A título de exemplo, se uma função comercial exigia uma forte interacção presencial com o cliente, as novas ferramentas digitais devem permitir voz, vídeo e partilha de conteúdos, reproduzindo a experiência o melhor possível. Também a presença online deve ser (continuamente) enriquecida. Em negócios de alto valor acrescentado pode haver uma grande oportunidade em aproximar o cliente e as equipas do processo de desenho e produção do produto. Tal como no suporte e ciclo de vida total do mesmo.
  4. As pessoas estão sempre no centro dos negócios, pelo que lhes cabe a elas adoptarem os processos e as ferramentas. É especialmente importante os gestores de equipas focarem-se na sua ligação com a equipa e entre a sua equipa. É fundamental que mantenham reuniões individuais regulares, com maior frequência na transição. Manter a colaboração e partilha, manter a motivação e produtividade da equipa deve ser a prioridade das prioridades. Se em regra incentivos positivos são mais eficazes que negativos, nesta realidade isso será especialmente óbvio.

Nesta transformação digital em “fast forward” serão cometidos erros e falhas de muitos tipos. Isso não pode ser um problema. Todas as empresas em Portugal e no mundo irão fazê-lo. A digitalização é um processo contínuo, haverá oportunidades para corrigir. Mais do que nunca, os vencedores de amanhã serão aqueles que arriscam, aprendem com os seus erros e se adaptam rápido aceitando a transformação como parte do ADN.

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