Empresas querem investir mais nos próximos dois anos

Com os olhos no futuro, 62% das empresas inquiridas pela Konica Minolta está a planear aumentar o seu investimento em sistemas de gestão documental e de processos nos próximos dois anos.

Apesar da natureza intangível de muitos dos benefícios, a aprovação de investimento na maioria das organizações é influenciada por critérios de retorno do investimento. O estudo revela que um terço das iniciativas processuais e documentais devolve o investimento no prazo de 12 meses ou inferior, e que dois terços têm o retorno em dois anos.

“A forma como as pessoas trabalham hoje em dia influencia a forma como interagem com a informação para a mudança. O acesso fácil e intuitivo está a tornar-se mais importante para garantir que todos possam fazer o seu trabalho tão bem e de forma tão eficiente quanto possível”, afirma Marcel Cobussen, responsável de marketing, produto e desenvolvimento empresarial na Konica Minolta Business Solutions Europe, prestadora de serviços abrangentes na área das Tecnologias de Informação. “Uma boa estratégia de gestão da informação é fundamental para cada empresa responder a todos aqueles com quem esta se relaciona, garantindo a sua competitividade e compliance com os regulamentos em vigor”.

Radiografia

A realidade é o que é. Apesar do excesso de dados e da grande quantidade de conteúdos gerados e partilhados eletronicamente, apenas 53% dos inquiridos pela Konica Minolta em dez países europeus possuem um sistema de gestão documental ou de conteúdos dentro das suas organizações. O número baixa quando o foco da análise se circunscreve apenas à gestão documental. “Embora a criação de imagens e de documentos faça parte do quotidiano das empresas nos últimos trinta anos e as primeiras implementações importantes de sistemas de gestão documental tenham ocorrido há mais de vinte, apenas 31% possuem sistemas de gestão documental.”

Uma fatia significativa das inquiridas – 14% – não dispõe de soluções de gestão documental nem de sistemas de gestão de informação (5% da pesquisa total). Estas mesmas empresas admitem fazer partilha de ficheiros de forma “um pouco caótica”, enquanto 43% dizem depender de anexos de correio eletrónico e discos rígidos pessoais para partilha de documentos.

Quais são então os desafios com que se deparam as empresas hoje em dia? Como é que os executivos responsáveis pelos sistemas de informação (CIO) e outros stakeholders relevantes para os processos de negócio estão a lidar com esses desafios? Foram questões colocadas aos inquiridos. Sobre a mesa foram colocados três grandes desafios: uma gestão documental mais eficiente, melhores mecanismos de pesquisa e captura e implementação de processos em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

O novo RGPD, que a partir do dia 25 de maio entra na fase de mão pesada sobre os incumpridores, obriga a cuidados redobrados sobre os dados de cidadãos, clientes, potenciais clientes e colaboradores das empresas que têm de garantir um armazenamento seguro e em conformidade.

De acordo com a pesquisa, 28% considera o RGPD como o maior desafio para os serviços de gestão documental. Cerca de 43% das empresas com menos de 50 colaboradores refere que não tem conhecimento suficiente sobre regulamento para alterar os seus processos e sistemas. Por outro lado, 47% das empresas com mais de 500 colaboradores está a repensar os seus processos de informação referente a clientes devido ao RGPD, reforçando a segurança e melhorando a gestão de registos.

Na gestão de informação, os inquiridos avaliaram o acesso ilimitado (41%) e a facilidade de pesquisa (34%) como os dois principais desafios. Por outro lado, 57% das empresas não faculta acesso a documentos através de dispositivos móveis e 44% admite que fornece aos utilizadores uma pesquisa fraca ou mesmo não disponível.

Disponibilizar acesso ilimitado aos conteúdos, de forma segura e garantir que são facilmente “pesquisáveis” torna-se um desafio acrescido quando se consideram fatores como a pesquisa em vários sistemas de gestão de conteúdos empresariais (ECM) e gestão documental assim como acessibilidade a documentos através de dispositivos móveis.

Segundo o estudo, cuja recolha de informação decorreu entre setembro e novembro de 2017, a contabilidade, na dupla vertente – contas a pagar (29%) e contas a receber (12%) – lidera as aplicações mais frequentes para processos de captura de dados. Seguem-se o atendimento ao cliente (10%) e os recursos humanos (8%).

O estudo conclui ainda que cerca de 36% captura para arquivo e que 37% não tem qualquer aplicação para processos de captura, sendo este o caso da generalidade das empresas de pequena dimensão. Em relação a estas aplicações, 10% sente falta de experiência e 11% necessita de formação para saber o que é possível fazer com as mesmas.

Documentos e processos

Cerca de metade dos inquiridos classifica as melhorias a nível de “agilidade e flexibilidade organizacional” como os principais benefícios resultantes das iniciativas de documentos e processos. Cabem aqui aspetos como “mudanças organizacionais”, “otimização de processos”, “resposta ao cliente”, “outsourcing” e “adaptação a ambientes de negócios em mudança”. Estes fatores são seguidos de maior partilha de conhecimento dentro e entre equipas (39%) e melhor atendimento ao cliente e retenção (35%). Todos os benefícios são intangíveis e difíceis de orçamentar, mas são fundamentais para o desenvolvimento de negócios de sucesso, adianta o estudo.

O estudo “Improving and Automating Business Operations through Information Management – a Benchmarking Survey” foi realizado, via ferramenta digital, junto de um conjunto de 332 empresas de várias dimensões, abrangendo uma ampla gama de setores da indústria. O questionário foi traduzido em seis idiomas e o convite para participar foi enviado por correio eletrónico para os clientes da Konica Minolta.