Se desde 18 de Abril de 2019, uma parte significativa da Administração Pública, já tinha a obrigação de receber e processar faturas eletrónicas, a partir de 18 de Abril de 2020, a globalidade da Administração Pública (tal como definida no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos) estará obrigada a receber e processar faturas eletrónicas.

A novidade, para este ano, é que de acordo com o Decreto-Lei n.º 123/2018, a partir de 18 de Abril de 2020, os contratantes, ou seja os fornecedores da Administração Publica, deixam de poder usar outros mecanismos de faturação para além dos previstos no modelo de fatura eletrónica publicitada no portal dos contratos públicos. A única exceção é dada para as Micro, Pequenas e Médias empresas e outras entidades públicas enquanto contratantes, cujo prazo será estendido até 31 de Dezembro de 2020.

A salientar que de acordo com recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003, são Grandes empresas (as que estão abrangidas já a partir de 18 de Abril de 2020), as entidades que empregam mais de 250 pessoas ou tem volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.

2020, é assim um ano chave, na adaptação dos sistemas de informação de faturação para todas as empresas, que têm uma relação de fornecimento de bens e serviços para com a Administração Pública.

Em termos de conceito, importa referir que conforme a redação da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, a fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico.
Do conceito anterior, releva-se que com a fatura eletrónica os dados da fatura são criados com uma estrutura standard e enviados do sistema do vendedor para o do comprador, levando a uma possível importação automática (e possível conferência e contabilização), sem a usual necessidade de tratamento manual.

Desta forma, se compreende que a fatura eletrónica, é mais do que uma fatura em PDF transmitida eletronicamente. A fatura eletrónica, pode potenciar a transformação digital tanto da Administração Publica como das empresas (entidades privadas), com a potencialidade de incrementar o controlo e automatizar atividades como a emissão, a receção, validação, conferência, contabilização, arquivo e inclusive o pagamento e recebimento nos sistemas de faturação e contabilísticos, tanto do lado do vendedor como do comprador.

A oportunidade é transversal a toda a economia, e não está restrita às transações com a administração pública. De acordo com o Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro, observa-se a possibilidade do uso de fatura eletrónica nas variadas transações comerciais, mediante aceitação pelo destinatário, considerando-se vários procedimentos possíveis para o efeito, entre eles a utilização de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais.

Apesar de já serem possíveis outras alternativas desmaterializadas de emissão de faturas e documentos fiscalmente relevantes, tal como, e mediante verificação de determinadas condições salvaguardadas na lei, a dispensa de impressão de faturas em papel e a sua transmissão por via eletrónica, caso não o seja solicitado pelo comprador (também regulamentado pelo Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro), o impacto em termos de transformação digital para as empresas não é comparável com a utilização de faturação eletrónica.

A faturação eletrónica será um dos elementos críticos que despoletará a renovação da infraestrutura tecnológica e a adoção de novas tecnologias nas funções de tesouraria, contabilidade e fiscal, que potenciará a automatização de processos e permitirá capacitar redução de custos e aumento da fiabilidade e controlo nos mais diversos processos administrativos e de gestão.