Grupo Link. edoclink tem novos módulos

O Grupo Link desenvolveu novos módulos para a sua solução de gestão documental e workflow edoclink e promoveu esta terça-feira um evento onde apresentou três dos novos módulos à base instalada de clientes: o Case Tools, a Gestão de Reuniões e o Reconhecimento Automático de Faturas. Participaram cerca de 60 clientes e o feedback foi bastante positivo, disse Ricardo Silva, diretor da área egov da Link Consulting ao OJE. Na sequência do evento, “surgiram já diversos pedidos de análise para evolução de projetos existentes”.

As ferramentas de gestão documental permitem às empresas “gerir a informação de forma eficiente”, define Ricardo Silva. No caso da ferramenta da Link Consuting, é “uma solução de gestão documental e workflow completamente disruptiva face às soluções existentes no mercado, juntando fatores como a interface, mobilidade e usabilidade, com a segurança e escalabilidade, assegurando no final elevados padrões de qualidade e desempenho”.

Os novos módulos agora disponibilizados “permitem adaptar a solução à realidade de cada um dos nossos clientes e das suas organizações, dando resposta a necessidades específicas que existem em cada projeto”.

Para além dos módulos já referidos (Case Tools, a Gestão de Reuniões e o Módulo de Reconhecimento Automático de Faturas), os novos módulos incluem a produção automática de documentos, serviços online ou balcão único, a ferramenta de workflow,  assinaturas digitais, multisite e multitenant, reporting o módulo de BI, conetores com aplicações externas como ERP”.

Integração com SharePoint

O edoclink pode ser integrado com a ferramenta colaborativa SharePoint da Microsoft. Esta integração permite, por um lado, “complementar o SharePoint disponibilizando um repositório documental escalável, preparado para armazenar grandes volumes de documentos (vários Teras)”, passa a “ser possível implementar o conceito de pasta eletrónica pré-formatada, ao nível organização e visualização, e ter dossiers eletrónicos de processo idênticos aos que existem em papel. A integração permite ainda uma gestão de acessos mais completa, possibilitando um cruzamento de diferentes tipos de acesso (ficha de registo, dossier de processo, classificação, workflow)”.

Por seu lado, “o SharePoint complementa o edoclink permitindo que sejam utilizadas as suas taxonomias e as Cloud Tags, disponibilizando uma pesquisa em texto integral mais eficiente”. De referir ainda todas as funcionalidades associadas ao trabalho colaborativo, no qual o SharePoint é muito forte, e que passam a estar disponíveis aos utilizadores finais do edoclink”, explica.

No que diz respeito à diferenciação da concorrência, Ricardo Silva sintetiza “de uma forma muito objetiva: funcionalidade, facilidade de utilização e de parametrização.” O diretor da área de egov do grupo Link assinala que a empresa tem uma proposta de “soluções de desmaterialização” para “deixar de circular papel”. Para o efeito “temos de disponibilizar ferramentas que, dando resposta aos requisitos funcionais de uma organização, sejam suficientemente intuitivas e fáceis de utilizar para que passem a ser vistas por todos como a suas ferramentas de trabalho”.

“Do ponto de vista funcional, podemos destacar a implementação de conceito como dossier eletrónico para a agregação processual, indexação e pesquisa em texto integral e workflows documentais (flexíveis e altamente parametrizáveis), interface web responsive (acesso à informação a partir de qualquer dispositivo móvel, sem necessidade de apps) como sendo alguns dos fatores que têm assegurado o seu sucesso”, defende.

As soluções do Grupo Link têm ainda preocupações em matéria de business continuity and disaster recovery, trabalhando em parceria com os seus clientes. “Quando chegamos a uma organização e nos propomos implementar uma solução que vai permitir desmaterializar os procedimentos, no fundo estamos a dizer que parte da informação vai deixar de existir em suporte físico, para passar a existir somente em formato eletrónico, pelo que a existência de mecanismos de segurança em termos de acesso e preservação da informação, são fatores críticos e que constituem uma das nossas principais preocupações em cada projeto. Por isso, para além dos mecanismos específicos do edoclink, temos de atuar em colaboração com a área de TI de cada organização, para garantir em termos de infraestrutura, a existência de todos os requisitos necessários”.

A Link possui uma equipa de 20 colaboradores a trabalhar em exclusivo na área da gestão documental. “Para garantirmos a competitividade das nossas soluções, temos de procurar ir um passo à frente e não fazer o que os outros fazem”. A empresa investe diretamente em I&D, cerca de 10% do valor das receitas nesta vertente. “Contamos ainda com a participação regular em projetos financiados de I&D e uma colaboração muito estreita com algumas Universidades, dando oportunidade a que os alunos realizem os seus estágios profissionais participando nesses projetos”, assinala Ricardo Silva.

Tendências para os próximos 5 anos de gestão documental

Dentro de cinco anos, como estará o mercado da gestão documental? Ricardo Silva acredita que “os modelos tradicionais se vão alterar. Os modelos de software as a service (SaaS) vão passar a ser uma exigência de muitos dos clientes, as organizações cada vez estão mais preocupadas e atentas às vantagens de adquirir um serviço que lhe resolva a problema da gestão documental e não obrigatoriamente na implementação de um grande projeto de Gestão Documental”.

Comparando o método tradicional de licenciamento com o SaaS, Ricardo Silva assinala que, do ponto de vista objetivo, “ao fazer um investimento significativo numa solução, uma organização acaba sempre por ficar “refém”, dela quer corra bem ou corra menos bem, torna-se sempre necessário rentabilizar o investimento efetuado, ao optar pelo modelo SaaS, a flexibilidade é muito maior, o investimento inicial é muito menor e os custos de mudança praticamente não existem”.

Impacto do BYOD

Leva o seu smartphone para o trabalho, na empresa liga o seu tablet pessoal à rede Wi-Fi e em casa acede no seu portátil ao servidor de e-mail da empresa? Poderia não saber, mas está envolvido na tendência Bring Your Own Device (BYOD).

Ricardo Silva explica que esta temática é fundamental. “Para o edoclink esta é uma preocupação desde há bastante tempo e na sua versão atual alterámos o paradigma de disponibilização das antigas apps  para permitir um interface web responsive onde a partir de qualquer dispositivo móvel (smatphone ou tablet), passa a ser possível  aceder à gestão documental através de qualquer browser e poder consultar e tratar de todas as tarefas pendentes”.

Porquê escolher o edoclink?

– Instalado mais de 220 vezes em 10 anos;

– Cria empresas sem papel;

– Downtime: 4 horas por ano;

– Disponível na cloud Microsoft Azure;

– Complementa o SharePoint

– Permite a pesquisa em todo o texto em texto integral nos documentos registados.

Por Mafalda Simões Monteiro/OJE