LEO: a solução portuguesa que traz a automação para os departamentos financeiros

Impulsionada no último ano pelo contexto pandémico, mas longe de ser uma moda temporária, a transição digital transporta as empresas para uma posição de interação plena com componentes digitais. A automação de processos é uma das engrenagens desta tendência que tem vindo a ganhar terreno, apoiada em parte pelos avanços em hardware, mas sobretudo pela área de Inteligência Artificial (IA).

O potencial empresarial é imenso e abre as portas a uma revolução digital que fará parte do futuro de qualquer empresa, independentemente da sua escala. As empresas que abdicarem do investimento nestes processos de automação vão encarar um mercado muito mais competitivo e difícil de vingar. As vantagens não se limitam apenas ao posicionamento benéfico e podem ser mais óbvias, inclusive internamente, gerando eficiência e aliviando o trabalhador humano, ao reduzir, simultaneamente, uma enorme margem de erro — um dado aliciante para os departamentos financeiros, onde a necessidade de exatidão e up-to-date em matérias de fiscalidade é incontornável.

Desta forma, os colaboradores poderão vir a confiar os seus processos tipicamente demorados a um algoritmo inteligente, o que lhes oferece espaço para se dedicarem a áreas mais estratégicas dentro da empresa.

Os departamentos financeiros das empresas lidam diariamente com um volume excessivo de documentação e dados que precisam de ser tratados, processados e interpretados, o que leva os especialistas a crer que os mesmos beneficiariam imenso com a adoção de processos automáticos. O potencial é promissor, como revela um estudo da McKinsey, que aponta que 60% de todas as profissões têm, pelo menos, 30% da carga de trabalho que podia ser automatizada.

Este mesmo estudo revela que esse processo de automatização nem sequer requer um investimento em inovação e desenvolvimento tecnológico – a tecnologia de que necessitamos para arrancar já existe e está bem distribuída. A consultora remata ainda que as atividades do setor financeiro têm um potencial de automação de 47% da suas tarefas.

Foi a pensar nestes departamentos e nas suas necessidades que a tecnológica portuguesa Xpand IT desenvolveu o LEO – Accounting Assistant, uma solução de automação suportada em Power Automate e no Microsoft Teams, cujo propósito é automatizar e digitalizar as rotinas diárias dos departamentos financeiros. O projeto foi apresentado no Teams Partner Challenge, uma competição levada a cabo pela Microsoft, que convida os seus parceiros a desenvolver soluções e produtos inovadores, integrados dentro dos programas já existentes e amplamente utilizados.

Recorde-se que o Microsoft Teams é, a par de outras plataformas digitais emergentes, um dos hubs de trabalho em ambiente digital mais usado em todo o mundo, que ganhou ainda mais tração com o contexto pandémico, que obrigou grande parte dos profissionais a transitar para trabalho remoto. Numa só aplicação, o colaborador consegue desenvolver todo o seu trabalho diário, incluindo reuniões, alojamento e partilha de ficheiros, calendarização e muito mais, uma vez que o Teams permite que cada equipa adicione e personalize diversos plug-ins ajustados à sua realidade. O LEO – Accounting Assistant é agora uma das ferramentas que se pode tornar indispensável no seu dia-a-dia.

O LEO está preparado para integrar as operações das equipas financeiras e permite-lhes libertar tempo precioso para que se consigam dedicar com mais tranquilidade a outras decisões estratégicas, tantas vezes adiadas pelo volume abismal de documentação e processamento rotineiros destes departamentos.

“Nos últimos anos, tem sido cada vez mais notório que as empresas que não apostarem em automação vão perder vantagem competitiva. Trata-se de uma tecnologia que traz mais-valias nos processos internos, possibilitando, por isso, uma maior eficiência e automatização de tarefas que ainda estão dependentes de colaboradores, que podem ser redirecionados para tarefas onde consigam aportar mais valor”, afirma Sérgio Viana, Partner & Digital Xperience Lead da Xpand IT.

Mas quão automático é o automático? Boa pergunta.

Neste caso, poderá nem sequer precisar de abrir o e-mail ou descarregar documentos. Quando uma nova fatura chega à sua caixa de e-mail, o LEO lê esse mesmo e-mail e avalia se o mesmo cumpre parâmetros previamente definidos (se foi enviado para o e-mail correto, se tem uma determinada palavra no assunto, se tem anexos, etc). Uma vez cumpridos os critérios por si definidos, o LEO processa a fatura com o apoio do AI Builder, uma funcionalidade do Power Automate que permite construir e treinar modelos que reconhecem campos relevantes dos documentos, tais como o valor cobrado, o período de faturação ou o nome e informação fiscal do fornecedor.

A única coisa que o colaborador da equipa de contabilidade terá que fazer, após ser notificado, é aprovar a fatura já tratada antes de ser inserida nos sistemas internos da empresa.

Desta forma, é possível robotizar todo o processo de faturação, utilizando IA nos seus processos. Uma das tecnologias disponibilizadas pelo Power Automate é a de RPA (Robotic Process Automation), que permitirá que uma fatura seja inserida e processada em meros segundos sem que seja necessária qualquer intervenção humana.

Além de tudo isto, as equipas de contabilidade passam a poder contar com o LEO enquanto chatbot, com capacidade para responder autonomamente a uma série de perguntas relacionadas com as faturas aprovadas e fornecer dados e insights sobre faturas rejeitadas, entre muitas outras funções.

“A automação tem sido uma ferramenta cada vez mais procurada pelas empresas, pelos casos de uso que permite implementar. É uma das tecnologias com que trabalhamos na unidade de Digital Xperience, onde temos procurado construir experiências omnicanal, com grande foco em soluções altamente personalizáveis, alimentadas pela Cloud e adaptadas às necessidades de diferentes indústrias”, refere Sérgio Viana. “Para o futuro, vamos continuar a seguir o objetivo de proporcionar soluções eficientes e de utilização intuitiva para o utilizador, tal como acontece com o LEO”, conclui.

Esta inovação no campo da automação foi levada a cabo pela Xpand IT, a tecnológica portuguesa criada em 2003, que aposta na especialização tecnológica enquanto eixo diferenciador no mercado para a criação de valor de negócio. A empresa nascida em território nacional, mas tornada global, é especialista numa série de áreas cada vez mais relevantes e cria produtos e serviços utilizados pelas principais empresas da Fortune 500, com mais de 200 clientes na área de serviços e mais de 5000 em 80 países a utilizar os seus produtos.

Este conteúdo patrocinado foi produzido em colaboração com a Xpand IT.