Mais que reduzir custos, os equipamentos multifunções inteligentes são pontos de entrada e saída da nuvem, sendo ainda uma ferramenta da transformação digital, explica a IDC num livro branco sobre processos empresariais e MFP.
Os equipamentos multifunções inteligentes (MFP) são atualmente poderosos e funcionais. Pontos de entrada e de saída da nuvem, deixaram há muito de ser apenas um dispositivo de impressão e cópia de páginas em papel para se tornarem uma ferramenta de transformação digital personalizável.
Hoje, os MFP inteligentes são uma ferramenta de transformação digital personalizável que permite às empresas capturar, integrar e comunicar informações.
Segundo a IDC, num livro branco sobre impressão e gestão documental patrocinado pela OKI Europe, “os MFP inteligentes estão a ajudar a redefinir a forma como o fluxo de trabalho é realizado. Podem agir como uma plataforma para o crescimento, fornecendo soluções de fluxo de trabalho eficientes em termos de custos e de tempo”. Alinhadas com “para apoiar os objetivos de negócio da empresa”, podem contribuir para melhorar a “conformidade e a segurança” enquanto “apoiam iniciativas de mobilidade e de redução de custos”.
Local de trabalho em evolução
Antes de mais, existem três tendências principais no local de trabalho que estão a impulsionar iniciativas para melhorar eficiência dos processos empresariais.
Por um lado, o crescimento exponencial do acesso à informação é uma delas. A IDC calcula que o volume de dados recebidos terá aumentado seis vezes nos últimos anos até 2015. Um outro estudo da consultora revela que os profissionais perdem, todas as semanas, 20% do seu tempo a procurar resolver problemas relacionados com documentos. Um volume de tempo que não é marginal. Entretanto, as empresas querem também equilibrar a redução de custos operacionais enquanto aumentam a produtividade.
Como resultado da explosão de informação, as empresas têm estado mais preocupadas com a redução dos custos operacionais relacionados com a impressão, mas o paradigma está a mudar e as intenções das empresas viram-se cada vez mais para a melhoria da eficiência empresarial e para o aumento da produtividade dos funcionários. Atualmente, a redução de custos é equilibrada com a necessidade de melhorar a produtividade, para proteger dados confidenciais e melhorar o apoio ao cliente.
Finalmente, a terceira grande tendência dos locais de trabalho está relacionada com o trabalho móvel. Em 2018, “a IDC prevê que 75% da força de trabalho será móvel. Isto inclui funcionários que trabalham a partir de dispositivos móveis em casa, em viagem, a partir de instalações da empresa ou nas instalações do cliente”. É fundamental que se criem condições para que a força de trabalho tenha acesso “em qualquer momento e em qualquer lugar” a informações seguras e precisas”.
No livro branco “Os processos empresariais estão a inibir as suas oportunidades de mercado? Impressão económica e gestão de documentos através de MFP inteligentes”, a IDC explica que, para as PME, este é ainda um grande desafio. Para muitas empresas, é fundamental melhorar a eficiência geral de processos empresariais e, por conseguinte, a produtividade dos funcionários. A consultora conclui que “as empresas pretendem acelerar processos para impulsionar o aumento das receitas”.
MFP e a melhoria dos processos
Os equipamentos multifunções inteligentes podem ser uma ferramenta extremamente útil para melhorar e transformar os processos das empresas. Atualmente, as soluções de gestão de documentos e impressão estão integradas no dispositivo de hardware para proporcionar uma ferramenta económica, repleta de funcionalidades e concebida para o local de trabalho.
Benefícios dos MFP
Os equipamentos multifunções inteligentes são fáceis de utilizar. Incorporam uma interface de utilizador tátil e intuitiva não muito diferente de um tablet ou smartphone. Além disso, a configuração pode ser personalizada para se adequar às necessidades da empresa ou de um grupo de funcionários, incluindo restrições de segurança, permitindo ainda a implementação e a atualização rápida de soluções adicionais. Finalmente, integram soluções de gestão de documentos e impressão acessíveis para uma fácil implementação nas organizações, para processos empresariais morosos diários. Melhoram a eficiência e a produtividade.
O que deve incluir um MFP inteligente?
– Gestão de contratos e dispositivos: gestão eficaz da utilização otimizada de dispositivos;
– Mobilidade: aplicações de apoio ao trabalho móvel;
– Gestão da informação: soluções de fácil utilização para capturar documentos para um acesso de pesquisa e maior distribuição, proporcionando opções de gestão eficientes de conteúdos e documentos;
– Segurança e saída: capacidade de fornecimento de direitos a utilizadores específicos para acesso e controlo, a fim de proteger a propriedade intelectual das empresas.
Mafalda Simões Monteiro/OJE
