A cena é familiar em muitas empresas. A equipa comercial está prestes a fechar um contrato importante. O cliente está pronto para avançar. O mercado não espera. Mas antes de dar o passo final alguém levanta a mão e faz a pergunta inevitável:
“Onde está a ata?” Não é a estratégia que falta. Nem o cliente. Nem o produto. Falta a ata.
E assim começa o ritual: mais um circuito de validação, mais uma assinatura, mais um parecer jurídico, mais um relatório para documentar o que já foi discutido três vezes. Talvez também um carimbo, um selo e – quem sabe – papel timbrado. Idealmente, aquele clássico papel azul de 25 linhas que já desapareceu da circulação, mas continua vivo no imaginário burocrático de muitas organizações.
Enquanto isso, o mercado segue em frente.
Existe, dentro de muitas empresas, uma tensão silenciosa que raramente aparece nos organogramas. De um lado, estão as áreas que vivem do movimento: comercial, operações, produto e inovação. Equipas que lidam diariamente com clientes, concorrência e oportunidades que surgem e desaparecem rapidamente.
Do outro lado, estão as funções administrativas e de suporte – legal, compliance, reporting e processos – cuja missão é garantir ordem, controlo e conformidade.
Em teoria, estas duas dimensões deveriam funcionar em equilíbrio. Na prática, nem sempre acontece. Porque enquanto uns tentam empurrar a organização para a frente, outros acabam – muitas vezes com boas intenções – por puxar o travão de mão.
Importa dizer com clareza: a burocracia não é, por si só, um problema. Regras existem por uma razão. Controlo, compliance e enquadramento legal são essenciais para proteger empresas, acionistas e clientes. O problema começa quando os processos deixam de servir o negócio e passam a servir-se a si próprios.
É nesse momento que a burocracia se transforma naquilo que vários analistas de gestão já descreveram como o “assassino silencioso” das organizações. Não aparece no balanço. Não surge no EBITDA. Mas corrói lentamente a agilidade, a inovação e a capacidade de decisão.
Primeiro, surgem mais níveis de aprovação. Depois aparecem novos formulários. Mais tarde chegam relatórios cada vez mais detalhados sobre o passado – curiosamente pouco úteis para decidir o futuro. E sempre acompanhado pelo “guardião das vírgulas”… E sem que ninguém dê por isso, a organização passa a gastar mais energia a explicar o que fez ontem do que a preparar o que precisa de fazer amanhã. Entretanto, o mercado não espera. A concorrência não pede parecer. Os clientes não aguardam pela ata.
Nos últimos anos, também cresceu uma verdadeira indústria à volta do compliance, das certificações e do reporting. Muitas dessas práticas são necessárias e úteis. Algumas são mesmo indispensáveis. Mas convém recordar um princípio simples: se o negócio morrer, não há compliance que sobreviva.
Como em quase tudo na gestão, o desafio está no equilíbrio. Pouca estrutura cria caos. Estrutura a mais cria imobilismo. Talvez por isso faça sentido recordar uma frase que ficou famosa na política portuguesa. Perante críticas e bloqueios constantes, Aníbal Cavaco Silva respondeu com simplicidade:
“Deixem-me trabalhar.” Em muitas empresas, talvez fosse útil aplicar exatamente o mesmo princípio. Porque enquanto alguns ainda estão à procura da ata, o mercado já decidiu quem ganhou o negócio.
