Uma das ferramentas que agora surgiu e à qual as empresas ainda se estão a adaptar é o RPA (Robotic Process Automation). Com o RPA, os empregados configuram um software avançado ou robot (também conhecido como bot) para executar processos de rotina. O grande benefício para as empresas é que as tarefas são executadas com maior eficiência e sem margem de erro, permitindo reduzir os custos laborais.
Como “empregado virtual” que é, o bot acede e faz a gestão das aplicações num computador através dos interfaces de utilizador, o que permite automatizar um grande volume de tarefas repetitivas. O objetivo do RPA não é substituir os sistemas de informação já existentes na organização, mas sim melhorá-los, por exemplo fazendo uma melhor integração dos sistemas e eliminado silos que podem interromper ou impedir processos.
Ao contrário de processos de automatização anteriores, os novos avanços na tecnologia de RPA permitem ao software adaptar-se a situações de mudança, permitindo ao bot iniciar novas ações e comunicar com os sistemas de informação de forma automática.
Por norma o RPA não requer conhecimentos de programação e não é difícil de aprender e utilizar. Qualquer colaborador pode ter formação para programar bots para completar tarefas e iniciar processos, bem como monitorizar e gerir operações. Em contraste com as instalações e upgrades dos sistemas de informação tradicionais, que podem ser dispendiosas e consumidoras de tempo, o RPA é uma tecnologia low-cost que permite uma rápida recuperação do investimento.
O RPA pode ser utilizado num número alargado de processos das empresas, como:
a) Compras – comparação da ordem de compra com a fatura do fornecedor;
b) Pagamentos – criação de contas para novos fornecedores e preenchimento de dados;
c) Contabilidade – imputação de dados e processamentos de rotina de fecho de contas;
d) Controlo interno – reconciliações e reperformances de processos críticos;
e) Entre muitos outros.
Em face dos benefícios descritos é expetável a adoção do RPA por um grande número de empresas. Ao fazê-lo, as empresas terão de considerar que apesar de o RPA poder eliminar postos de trabalho ligados a funções de rotina, será necessário reter as pessoas experientes nas várias funções (ex: contabilidade, recursos humanos, operações) para gerirem o RPA.
Em suma, o RPA oferece às empresas a oportunidade de ter processos de negócio mais eficientes, robustos e económicos, mas para aproveitar em pleno a oportunidade as empresas tem de ter um entendimento claro de como planear e adotar a tecnologia.
