A nova realidade das investigações empresariais internas
Por imperativo legal ou por questões de alinhamento com as melhores práticas empresariais, as entidades têm, de forma generalizada, vindo a criar canais de denúncia e a incentivar a comunicação interna de irregularidades, de más práticas ou de condutas ilícitas. Acresce que a legitimação do anonimato do respetivo autor tem constituído um elemento facilitador das denúncias internas ou promovidas por terceiros à instituição.
Por outro lado, faz parte das funções dos auditores, dos compliance officers, dos data protection officers e dos órgãos de fiscalização das sociedades, não só tomar devida nota de queixas ou reclamações que lhes cheguem, como também escrutinar o cumprimento das normas aplicadas nas empresas para as quais prestam a sua atividade, promovendo investigações em caso de suspeita de alguma desconformidade.
São, pois, diversas as vias pelas quais as empresas são confrontadas com alegações de irregularidades que possam ter ocorrido no seu seio e guardar essas comunicações na gaveta não é uma opção. Desde logo porque o cumprimento do dever de diligência dos gestores impõe-lhes que seja promovida e fomentada a averiguação, preferencialmente por profissionais externos e independentes, dos factos subjacentes a essas notícias de más práticas ou de comportamentos potencialmente ilícitos.
Após a realização de averiguações preliminares, algumas das denúncias são descartadas por manifestamente infundadas.
As restantes, porém, têm de ser investigadas de forma mais aprofundada, o que implica formar uma equipa e delinear um plano de recolha de prova adaptado a cada caso, que seja adequado ao apuramento dos factos. Nesta fase, é fundamental recolher a documentação existente e realizar entrevistas aos colaboradores relevantes e aos terceiros que possam contribuir para a investigação.
Ao apuramento dos factos segue-se a respetiva análise do ponto de vista jurídico, cujas conclusões são cruciais para que a empresa fique habilitada a tomar posição quanto às medidas subsequentes a adotar, nomeadamente quanto à participação ou não às autoridades criminais, à abertura de algum processo disciplinar ou simplesmente à implementação de melhorias procedimentais.
Ainda se verificam algumas resistências à realização de investigações internas. No entanto, naquelas em que temos participado ou assistido, os respetivos resultados revelaram-se muito úteis para a empresa, dado que, nalguns casos, foram evitadas participações criminais votadas ao insucesso e noutros casos o conhecimento que foi adquirido através da investigação interna permitiu auxiliar as autoridades criminais. Em todas as investigações identificamos ainda como vantagem inequívoca o contributo que dão para a promoção de um ambiente de transparência empresarial.
Naturalmente que as empresas não têm de atuar como detetives privados, nem podem utilizar determinados meios de obtenção de prova exclusivos das autoridades criminais, mas são seguramente as mais bem posicionadas para enquadrar devidamente os comportamentos denunciados.
