O correio registado tem os dias contados? Tecnologia vai reduzir até 95% dos custos

Apesar da sua generalizada utilização pelas organizações públicas e privadas, o correio registado ainda acarreta algumas dores de cabeça – tanto para o remetente como para o destinatário. Além das frequentes situações de extravio, engano e atraso, que tantas vezes colocam em causa a fluidez e oficiosidade dos processos, o custo associado às cartas registadas tem um enorme peso nos orçamentos de comunicações.

Recentemente, têm surgido soluções tecnológicas que ambicionam destronar a dominância do correio registado, resolvendo simultaneamente os principais soluços associados a este modelo. É o caso das Registered Messages (Mensagens Registadas), uma solução criada pela empresa portuguesa E-goi Digital Solutions, que podem ser enviadas por mensagem (SMS) ou por e-mail e que servem de prova legal da relação existente entre a empresa e o cliente.

A ferramenta, fruto da inovação digital, pode ser utilizada para substituir as comunicações tradicionalmente feitas através de correio registado, como por exemplo a comunicação de prazos de pagamento, de atrasos, simulações, contratos, apólices e sinistros. Além disso, é possível confirmar e cessar contratos, confirmar pagamentos, enviar ou alterar informações contratuais e ainda notificar o destinatário sobre eventuais cortes de serviço.

A rapidez e segurança, apenas possíveis agora num contexto de crescente (e inevitável) transição digital, asseguram que as comunicações são recebidas apenas pelo destinatário, em tempo útil de reação, algo que até agora era uma preocupação associada às cartas registadas, que ainda “podem demorar cerca de três dias a chegar ao destinatário”, explica Ernesto Ferreira, Head of Global Sales da E-goi Digital Solutions.

Desmaterialização pode ajudar a reduzir custos até 95%

Além da melhoria processual, a solução reduz drasticamente os custos relacionados com papel, impressão, envelopes e envio suportados pelas empresas.

“A estratégia das mensagens registadas é uma forma de as empresas investiram na redução de custos”, continua Ernesto Ferreira. Além dessa redução, as Registered Messages prometem a rapidez, eficiência e segurança dos processos de comunicação, e demoram “cerca de 2 segundos” a enviar a mesma informação que antes demorava três dias úteis.

A empresa portuguesa, responsável pelo desenvolvimento desta solução, tem uma vasta experiência no desenvolvimento de ferramentas personalizadas de Marketing Automation. Junto dos clientes que adotaram a solução, a E-goi Digital Solutions identificou que os mesmos registaram uma redução de 50% a 95% dos custos no momento de transição do correio físico para as Registered Messages.

“Além da economia significativa, temos um impacto ambiental positivo se considerarmos que não há papéis e transportes envolvidos neste processo”, adianta Ernesto Ferreira. “Outros benefícios passam pela eficiência, a automatização desde o envio até ao registo da evidência documental legal, e a segurança”, explica.

“Os dados são armazenados e encriptados em servidores seguros, acessíveis apenas através de uma chave única digital”, remata.

Como funcionam as Mensagens Registadas?

As mensagens registadas podem ser enviadas por e-mail ou por SMS, através de API ou SMTP com domínio do cliente, ou por API com ligação dedicada direta aos operadores, respetivamente. Estes envios seguem os protocolos de acesso seguro, que por sua vez garantem a encriptação de ponta-a-ponta, garantido o controlo de reputação do processo de entrega.

De seguida, é registada a entrega da mensagem, o comportamento imediato do remetente quanto à abertura da mesma e os cliques, bem como a resposta e todos os conteúdos ou anexos presentes na comunicação.

Depois desta fase, a E-goi, enquanto prestadora do serviço, emite um certificado com o relatório técnico completo e com a assinatura Qualificada, válida por 12 anos, que confirma a data e a hora da emissão. Neste momento é gerada uma chave única e as evidências de entrega e receção são armazenadas num servidor com certificação ISSO 27001 – estas evidências ficam disponíveis para acesso, consulta e extração através de um interface online acessível pelo cliente. Tudo isto em meros segundos.

Ernesto Ferreira conclui que esta “é uma integração técnica simples e rápida e com custos previsíveis”.

“Desenvolvemos soluções à medida de acordo com as necessidades do cliente, com tecnologia e autenticações que garantam a melhor entregabilidade”, explica recordando que a E-goi, que soma já mais de 15 anos de experiência em tecnologia e envio de comunicações digitais, “controla todo o processo que permite os envios rápidos, escaláveis e dedicados”.

Este conteúdo patrocinado foi produzido em colaboração com a E-goi Digital Solutions.