Oito dicas de organização que vão mudar a sua rotina (e a sua vida)

Reunimos um conjunto de conselhos, com objetivo alertar para pequenas ações que fazem grandes diferenças, permitindo uma melhor gestão e maior eficiência no nosso dia-a-dia. Garantindo acima de tudo que alocamos o tempo de acordo com as nossas prioridade e com o que é realmente importante, tanto na esfera pessoal como na profissional de forma a terminarmos os dias com a sensação de missão cumprida!

1ª Dica, de Séneca: “Nenhum vento sopra a favor de quem não sabe para onde ir.” – É importante defenir objetivos em formato smart. Precisamos de saber o que pretendemos, de forma específica, passível de ser mensurada, atingível, realista e com tempo de realização.

2ª Dica, de Henry Thoreau: “Estar ocupado, fazer muitas coisas não é sinal de Gestão de Tempo eficaz.” – A questão que se coloca é estamos ocupados com o quê? É esta tarefa a mais importante para os meus objetivos? Para o meu propósito?

3ª  Dica, de Franklin Benjamim: “Quando não te preparas, preparas-te para falhar” – Planear é mais do que uma lista de tarefas, isso seria uma lista de supermercado! Implica saber o grau de importância para a organização e impactos no cumprimento de objetivos. Pressupõe priorização, uma estimativa de tempo de resolução. Alocação da tarefa a blocos de tempo, considerando vários critérios entre os quais:

·         Níveis de exigência da tarefa, nomeadamente a complexidade da mesma;

·         Bloco de tarefas (semelhantes) para melhorar o fluxo de raciocínio;

·         Níveis de energia individuais;

·         Imprevistos e urgências – reservar blocos de tempo para os imprevistos. É necessario planear menos do que as horas totais de trabalho.

Claro que surgem imprevistos e urgências! Que isso não nos impeça de planear. Aliás, devemos acautelar tempo para os imprevistos e urgências, analisar e reajustar o tempo reservado para imprevistos, de acordo com as necessidades de cada organização e função.

4ª Dica, “Lei das sequências homogéneas” – O trabalho interrompido levará mais tempo que o contínuo. Pode parecer contraditório. Primeiro, reservamos tempo para imprevistos e agora assumimos que o trabalho interrompido vai demorar mais do que o contínuo. Em suma, necessitamos de ter a capacidade de dizer não ou criar mecanismos para gerir as expectativas de resposta aos nossos colegas, clientes e superiores evitando, assim, que venham presencialmente até nós. Desta forma podem ser utilizados canais de comunicação mais eficazes, quando o imprevisto não é importante e urgente. Por exemplo, o e-mail, que pode ser gerido em blocos de tempo, ou programas de chat corporativos, que permitem que nos peçam ajuda sem nos interromper constantemente. Podemos também criar momentos para nos concentrarmos em determinadas tarefas, que pela sua importância e complexidade exigem continuidade. Sair do open space e procurar uma zona reservada, ou encontrar forma de avisar que estaremos focados, pedindo de forma educada para não sermos interrompidos. Aprendi em tempos com uma coordenadora, a simular que estava num país diferente. Assim, muitas vezes coloco a indicação que nos encontramos no Bangladesh.

5ª Dica, Assertividade – Gerir o tempo implica gerir emoções, mudar atitudes e, consequentemente, mudar comportamentos. Para gerir imprevistos e evitar ter constantes interrupções, para fazer primeiro o mais importante e não o mais fácil ou o que gostamos mais, é forçoso desenvolver a Assertividade: saber dizer não de forma positiva, sendo flexível e encontrando soluções.

6ª Dica, “NÃO à Procrastinação” – Adiar o que não é urgente e importante sim, adiar porque me sinto pouco confortável, não gosto ou é complexo, Não, isso é procrastinar. Mentalmente, a sensação de frustração e ansiedade estão lá, tornamo-nos menos produtivos para além de não estarmos a fazer o mais importante.

7ª Dica, 20/80 – Também na gestão de tempo, aplicamos a lei de Pareto: O essencial leva pouco tempo: em 20% do tempo, alcançamos 80% dos resultados.

8ª Dica, de Peter Drucker: “O que pode ser medido, pode ser melhorado”

Para algumas pessoas, planear um dia de trabalho pode inicialmente  parecer desgastante e uma perda de tempo. É necessário experimentar, medir, analisar o sucesso e reajustar o planeamento. É o nosso tempo, que no limite simboliza a nossa vida e, por isso, vale a pena medir e melhorar para alcançar os resultados e o bem estar.