Gestão documental é a tecnologia mais impactante

Toda a tecnologia é importante. Mas, para os responsáveis das pequenas e médias empresas (PME), a prioridade é a tecnologia que aborda diretamente as necessidades básicas dos colaboradores. Nesse sentido, os decisores das PME portuguesas elegem a gestão de documentos (74%), a análise de dados (70,10%), a automatização (68,80%) e os sistemas de videoconferência (64,90%) com os aspetos com impacto mais positivo na empresa, revela o mais recente estudo sobre o lugar de trabalho digital da empresa Ricoh ao qual o Jornal Económico teve acesso.

O estudo realizado junto de 1608 diretores de PME de toda a Europa, entre os quais 77 portugueses, revela que a maioria (86%) dos diretores das PME europeias dizem estar focados na melhoria da agilidade empresarial. Em Portugal esse é um foco para 81,90%. Para metade das PME europeias, o facto de as tecnologias não serem renovadas e nem adaptadas às necessidades atuais poderá levar a um fracasso no local de trabalho no prazo máximo de cinco anos. Em Portugal a percentagem é um pouco mais elevada, com 61,10% dos inquiridos a concordarem com esta projeção.

O que estão as empresas a fazer? indagou a Ricoh. Metade dos inquiridos está a introduzir de forma específica novas tecnologias no trabalho, de forma a responder com mais brevidade às tendências e oportunidades. Portugal está um passo acima da média, com cerca de 60% das empresas a investirem.

“As PME portuguesas parecem ser, em alguns casos, mais ambiciosas que as europeias”, salienta Ramon Martin, CEO da Ricoh Portugal e Espanha. Justificando: “Dadas as condições complexas do mercado, os líderes empresariais estão ansiosos por identificar novas oportunidades a tempo e obter a máxima recompensa. Sabem que a agilidade é vital para capitalizar as alterações do mercado e dão valor ao papel que a tecnologia desempenha neste contexto. É claro que a agilidade ocupa um lugar prioritário na agenda das PME e os líderes empresariais não acreditam que seja algo exclusivo dos grandes players.”

O impulso à produtividade e à inovação leva à adoção de uma tecnologia mais inteligente no local de trabalho, o que se considera um fator vital para o sucesso empresarial. Segundo o estudo, 67,60% dos inquiridos portugueses situam a tecnologia no centro da capacidade da sua organização, o que é bem revelador da importância que as PME estão a dar ao tema. Os departamentos que consideram prioritária a introdução de novas tecnologias são o departamento de Finanças (57,10%), Marketing (49,40%) e de Operações (41,60%).

“Os diretores das PME portuguesas escolhem priorizar o investimento nas ferramentas que terão um impacto real e positivo nos resultados finais. Aqueles que ainda não o fizeram devem ponderar cuidadosamente como a tecnologia pode permitir aos seus colaboradores trabalhar mais rápido e de maneira inteligente, fazendo com que o seu negócio seja mais ágil. Se não o fazem, correm o risco de ficar para trás”, realça Ramon Martin.

Três fatores ‘travam’ as PME europeias

Três fatores impedem o desenvolvimento tecnológico das PME, segundo o estudo da Ricoh: rigidez dos processos regulamentares que têm de enfrentar; hierarquia na empresa e tecnologia insuficiente.

Praticamente dois em cada cinco diretores de PME europeias consideram que os governos que regulam a indústria atuam como uma barreira em numerosas ocasiões. O excesso de precaução leva-os, assim, a prestar menos atenção aos processos internos, afirmam. Quase três quartos (73%) dos inquiridos esquecem-se de falar dos seus processos internos ao mencionar os elementos que consideram importantes para melhorar a sua agilidade, algo que corre o risco de se converter num ponto negativo dentro das empresas.

O segundo chave é a hierarquia dentro da empresa. De acordo com 35% das pessoas consultadas pela Ricoh, a estrutura interna da empresa muitas vezes impede a capitalização das alterações do mercado.

Por último, as PME consideram que a tecnologia que têm à disposição em alguns casos é insuficiente. Concretamente, 37% das PME fala da falta de recursos para investir em novas tecnologias. Esta situação leva à necessidade de priorizar os investimentos de forma mais inteligente, conclui-se.