A digitalização nos processos de on-boarding e off-boarding

Perante este cenário, o on-boarding e o off-boarding de colaboradores em remoto está a tornar-se cada vez mais comum nas organizações de todo o mundo, acarretando consigo um conjunto de novos desafios e oportunidades de melhoria.

O processo de on-boarding é uma etapa fundamental de qualquer organização, sendo um dos primeiros momentos de contacto entre empregado-empregador com implicações no modo como o colaborador compreende a organização.

Já antes da pandemia, muitos Top Employers em todo o mundo tinham implementado processos de on-boarding digitais. Em 2020, antes das restrições impostas pela pandemia, 84% das organizações Top Employers tinham implementado pelo menos algum tipo de experiência digital no on-boarding. Atualmente, identificamos o interessem crescente em desenvolver e implementar de forma criativa e estruturada estes sistemas de integração e de saída da organização.

Embora os líderes de recursos humanos tenham adotado soluções digitais e virtuais para atividades de on-boarding que costumavam ser feitas presencialmente, ainda é importante notar que muitas dessas decisões, embora tomadas de forma consistente, não tiveram um plano estratégico que as sustentasse. Isso implica a dificuldade em identificar os benefícios da implementação de estruturas digitais. Porém, cada organização deve identificar e implementar soluções adequadas ao seu contexto.

Muitas das soluções digitais desenvolvidas para os processos de on-boarding dependem do uso de computadores. Embora existam funções que têm inerente o uso ou acesso a um computador, há muitas regiões e setores onde as necessidades podem variar, dependendo da conexão e dos dispositivos a que têm acesso. À medida que as organizações diversificam a forma como integram os seus colaboradores, existem diferentes soluções que podem alterar o curso do processo de integração.

Uma das formas mais comuns pelas quais as organizações têm procurado fazer esse trabalho de integração envolve o uso de smartphones, bem como os seus recursos digitais para integrar equipas remotamente. Para tal, a solução deve passar por obter soluções com aplicações móveis que disponibilizem os recursos de formação, de bem-estar e de suporte, assim como, optar por sistemas de videoconferência com versões compatíveis tanto para telemóveis como para computadores, como MS Teams e Zoom.

Uma das questões que se coloca frequentemente é, o on-boarding remoto veio para ficar? Embora as organizações estejam concentradas nos aspetos positivos da conexão remota e menos pessoal, seria negligente não considerar alguns dos aspetos que podem tornar a integração pessoal bem-sucedida. É inegável que mudar de emprego proporciona momentos de dúvidas e anseios para novos colaboradores. Conhecer o ambiente, a cultura organizacional e até mesmo os novos colegas de trabalho é algo altamente valorizado nos processos de integração, capaz de conectar pessoas além das suas tarefas de trabalho. Embora isso não seja completamente desconexo com a integração remota, especialmente porque muitas organizações investiram em eventos virtuais que têm como objetivo recriar uma aproximação mais intimista, o virtual definitivamente não é a mesma coisa que estar na mesma sala que alguém.

É possível que o on-boarding remoto, a ser feito de forma eficaz e de acordo com as tendências do futuro do trabalho continue a desenvolver-se e reinventar-se, e como tal, cada vez mais uma solução viável. Contudo, é improvável que permaneça no mesmo formato que temos agora, aproximando-se mais de um sistema híbrido de ferramentas remotas e momentos presenciais. Os profissionais de recursos humanos estão apenas no começo da avaliação do futuro do on-boarding, pelo que é plausível que venha a sofrer várias alterações.

O Off-boarding, é o processo que visa a desvinculação de um colaborador da organização para a qual trabalhou. Este processo tem sido fortemente negligenciado por muitas organizações. Porém, trata-se de uma etapa extremamente relevante na identificação de aspetos negativos que provocaram a saída do colaborador. Esta etapa, é ainda, a última etapa da experiência do colaborador na organização e será sem dúvida marcante.

Em muitas organizações o off-boarding é pouco mais que um processo necessário para devolver equipamentos da organização e desativar o acesso a vários sistemas. A entrevista de saída nem sempre é feita de forma estruturada, e quando é, os dados nem sempre são devidamente analisados.

Nem sempre os colaboradores saem da organização porque não gostam de trabalhar nela. Existe uma infinidade de razões pelas quais os colaboradores decidem sair, nomeadamente, por motivos familiares/pessoais, porque mudaram a sua zona de residência, ou porque sentem que podem ter melhores desafios noutra organização. Quando os colaboradores saem com uma sensação negativa, a possibilidade de regressar à organização é menos provável.

Outro aspeto relevante, é o facto de os ex-colaboradores impactarem o employer brand da organização. As impressões de um colaborador acerca da organização são construídas ao longo da sua jornada de trabalho, e os últimos dias num local de trabalho podem marcar os sentimentos acerca da organização. Destra forma, quanto melhor for a experiência do colaborador desde o recrutamento até ao off-boarding, maior será a sua motivação para recomendar a organização como um bom empregador.

Um off-boarding adequado prende-se também com a necessidade de um processo de transferência tranquila entre o colaborador que sai e o novo colaborador. Quando há um processo de saída bem organizado e empático, é mais provável que os ex-colaboradores estejam dispostos a facilitar a transição de conhecimento e experiência para a pessoa que o substitui.

Contudo, muitas organizações esquecem-se que os colaboradores que saem, podem ser futuros colaboradores mais conhecedores e experientes, podem ser importantes para referenciar a organização a outros potenciais colaboradores, e podem ainda vir a ser clientes dos produtos e serviços da organização.

Como tal, o off-boarding é extremamente relevante e não deve ser desvalorizado nas prioridades do departamento de gestão de pessoas.

O desenvolvimento dos processos de off-boarding remoto eficazes, requer a estreita colaboração dos departamentos de recursos humanos com os departamentos de tecnologias de informação e digitalização, de modo a encontrar o processo digital certo que crie um ambiente empático e proporcione aos colaboradores uma experiência de saída agradável. O suporte de sistemas digitais pode levar à criação de um painel ou portal bem pensado, que pode facilitar o processo de transição. Este portal pode incluir um guia sobre como os colaboradores podem devolver os seus equipamentos, técnicas recomendadas para transferir responsabilidades virtualmente, e outras tarefas que auxiliem no processo de off-boarding. O departamento de recursos humanos lidera o conhecimento e a experiência do que é necessário no processo, e o departamento de IT deve procurar tornar esse processo uma realidade digital. Trabalhar em conjunto para enfrentar os desafios do off-boarding remoto é facilitado quando estes dois departamentos trabalham em conjunto.

Uma das melhores formas de tornar o processo de off-boarding num procedimento mais fácil é fazê-lo num ambiente que já seja adaptável e empático. É fundamental que as organizações e líderes se adaptem às necessidades dos seus colaboradores, de modo a garantir que os ex-colaboradores saem satisfeitos.

Conteúdo publicado no suplemento comercial Top Employers, distribuído com a edição do Jornal de Económico de 17 de fevereiro