A nova vida dos documentos das empresas em tempos de pandemia, segundo o CEO da EAD

Devido à crise gerada pelo surto do coronavírus, que apanhou quase todos os paises e cidadãos desprevenidos nas diversas partes do mundo, o refúgio forma os meios digitais e o teletrabalho, que estão neste período em franca ascensão.

Mas há áreas da vida pessoal, e empresarial, em que tal é impossível. E que nos tempos de confinamento e de distanciamento social em que vivemos obrigam a encontrar novas soluções para que as companhias em particular e as economias em geral não paralisame de forma integral.

Uma dessas áreas é a gestão de documentos, incluijndo a área sempre sensível dos hospitais e de outras unidades de saúde. E nem todos podem ser validados por via digital. É nesse nicho de mercado que operam empresas como a EAD.

Em entrevista exclusiva ao Jornal Económico, Paulo Veiga, CEO do Grupo EAD, explica a nova vida da gestão documental das empresas em tempos de pandemia. Porque há coisas essenciais que continuam a ter de ser físicas e que não podem parar. E os pedidos de ajuda sucedem-se.

Qual o volume de negócios, número de trabalhadores e carteira de clientes do Grupo EAD?
O Grupo EAD fechou o ano de 2019 com uma faturação de 5,8 milhões de euros e um resultado líquido de 780 mil euros. Contamos, atualmente, com 160 trabalhadores e contamos com mais de mil clientes em carteira, que vão desde hospitais, seguradoras, autarquias, unidades hoteleiras, operadoras de telecomunicações, contabilistas, sociedades de advogados, bancos e seguradoras.

Como tem evoluído a atividade do Grupo EAD nas últimas semanas, principalmente desde a intensificação do surto do coronavírus em Portugal? Em que medida, em que áreas?
Resumidamente, diria que tivemos três grandes áreas com impactos significativos. A primeira foi a proteção das nossas pessoas, com a implementação do teletrabalho, redistribuição dos postos de trabalho e reforço das medidas de higienização, tudo em linha com as orientações da DGS [Direção-Geral da Saúde].
O segundo, a implementação de um plano de contingência que nos permita gerir serviços em termos do aumento expectável do absentismo em função da progressão da pandemia. Esse plano foi enviado a todos os clientes.
O terceiro, colaborar com os nossos clientes na implementação dos seus próprios planos de contingência, assegurando nas nossas instalações o tratamento dos seus documentos, classificando, digitalizando e colocando na nossa plataforma de gestão documental. Isto demonstra que, mesmo em cenários mais adversos, como o que vivemos atualmente, existem oportunidades e necessidades das organizações que não podem parar de ser supridas.

Neste momento, qual a percentagem de trabalhadores do Grupo EAD em teletrabalho?
Assim que criamos condições para tal, colocámos 15 pessoas em teletrabalho. A área comercial e IT [tecnologias de informação], além de algumas pessoas no suporte administrativo. Foi relativamente fácil, porque a maioria já tinha computador portátil. A única restrição foi o licenciamento de VPN disponível.

Que adaptações teve a EAD de fazer com a implementação do seu plano de contingência devido à Covid-19?
Nas instalações da EAD, reforçámos as medidas de higienização e desinfestação das instalações e separámos as equipas pelos diversos pavilhões de forma a que, caso haja uma suspeita de infeção numa das instalações, como a equipa está separada, o cliente possa continuar a usufruir do nosso serviço. Aparentemente, são medidas simples, mas nem todas as soluções para grandes problemas têm necessariamente de ser complicadas.

Entre a carteira de clientes do Grupo EAD, quais são as novas solicitações e os novos desafios que a empresa tem sido chamada a enfrentar e a resolver?
Eu diria que, face à declaração do Estado de Emergência, a maioria dos nossos clientes implementou 100% teletrabalho, encerrando mesmo as suas instalações. Estamos a falar essencialmente de multinacionais, onde as casas-mãe, situadas em países de maior contágio, deram instruções nesse sentido.
Ora, não estando estas empresas proibidas de trabalhar e estando em teletrabalho, existem tarefas que exigem o manuseamento de documentos em suporte papel ou mesmo digital. É nesta matéria em particular que estamos a receber vários pedidos de ajuda, aos quais estamos a corresponder construindo soluções à medida, assentes na nossa logística, que recolhe os documentos e entrega nos nossos centros de operações para tratamento e digitalização.

Que clientes tem o Grupo EAD no setor hospitalar e da saúde em geral?
Nós trabalhamos com alguns dos maiores hospitais do país, de norte a sul. Gerimos mais de dois milhões de processos clínicos nos nossos centros de operações. Recolhemos, custodiamos e entregamos a pedido, centenas de processos por semana.

Como tem sido a atuação específica do Grupo EAD em relação a este segmento de clientes e quais as particularidades requeridas à EAD neste momento de pandemia?
Os clientes da indústria da saúde, onde também se incluem os laboratórios, são clientes exigentes e, como tal, repercutem essa mesma exigência nos seus fornecedores.
Nesta altura, os seus níveis de exigência subiram e nós cumprimos com tal pedido. Estamos a falar, por exemplo, de pedidos para cumprirmos com novas regras de circulação nas suas instalações e execução dos serviços.

Noutros setores de atividades dos clientes do Grupo EAD, que novo tipo de realidade de gestão estão a detetar e quais as soluções propostas?
Outros clientes da EAD, além dos serviços supra identificados, estão a pedir que realizemos a expedição de documentos. Os mesmos são recebidos digitalmente, impressos e expedidos.

Há cada vez mais teletrabalho, obrigatoriedade de confinamento e de distanciamento social, mas a correspondência não pára, para que as empresas possam prosseguir a sua atividade económica. Como superar esta aparentemente insanável contradição?
Esta contradição só pode ser ultrapassada com soluções ‘Out-of-the-box’, simples e rápidas de implementar. A colaboração dos clientes na agilização do processo é fundamental. Isto é, não há soluções miraculosas sem o empenho dos clientes na procura de soluções para as mesmas.

Qual a expressão que estão a ter novos fenómenos nesta área documental para as empresas, como, por exemplo, os ‘mailrooms’ digitais?  
Atualmente, temos cerca de 70 clientes com este tipo de soluções, claro que se trata de uma ínfima parte dos nossos mil clientes, o que nos faz acreditar que estes serviços serão um importante ‘driver’ de crescimento nos próximos anos.
Os ‘MailRoom’ digitais representam uma das soluções, mas existem mais, desde as mais simples às mais complexas.
Repare: quando, de um dia para o outro, praticamente metade da população ativa em Portugal é colocada em teletrabalho, isso mostra que a mudança está aí e que este tipo de alternativas devem ser consideradas pelas organizações.
É esta a essência da transformação digital, algo que desde há cinco anos estamos a advogar. É algo que tem de ser colocado na estratégia das organizações. Só assim terão condições para sobreviver neste novo mundo depois do susto que agora estamos a enfrentar.
Outro exemplo de soluções é o uso da ‘Cloud’ para efetuar a gestão documental em ferramentas que permitem o controlo total dos processos de negócio ou suporte ao negócio. Esta soluções de DMS – Document Managent Systems – permitem também o trabalho colaborativo e toda a informação à distância de um clique.
Finalmente e em conclusão, o mais importante é saber definir o caminho, a estratégia, olhar para melhores práticas e entendendo qual pode ser o valor acrescentado na adoção da transformação digital. É preciso correr, mas saber para onde é o mais importante. As tecnologias não servem apenas para digitalizar o papel, mas para transformar processos de negócio, aumentado a competitividade das organizações.