As despesas com pessoal representam uma distração para os diretores financeiros (CFO) das empresas e uma fonte potencial de fricção para os colaboradores. Nesse sentido, a automatização do processo pode beneficiar não só a eficiência mas também o estado de espírito das empresas.
Como sabemos, ninguém gosta de tratar de despesas com pessoal, nem o colaborador que as tem de apresentar, nem as equipas que têm de as processar e, muito menos, os diretores financeiros, que têm coisas muito mais importantes para fazer do que aprová-las. Numa altura em que o orçamento pode ser apertado, ter de fazer uma supervisão constante das despesas é uma distração para os CFO que, pressionados, preferem estar concentrados no orçamento geral das empresas.
Ao longo dos últimos anos, o papel do CFO tem vindo a evoluir no sentido de ser o parceiro comercial estratégico do CEO. No meu caso, enquanto CFO, quero passar a maior parte do meu tempo concentrada na estratégia de construção e estar envolvida no desenvolvimento do negócio. Isto significa que funções básicas como o controlo de custos e a precisão de lucros e perdas precisam de ser tranquilas. Além disso, não tenho tempo para executar controlos e aprovações; e, por essa razão, preciso de ter visibilidade de dados e informações em tempo real.
Não há dúvida de que as despesas são um mal necessário – os colaboradores podem precisar de viajar ou comprar equipamento a curto prazo – e estes custos tendem a ser escondidos da vista até ser demasiado tarde para ver a rapidez com que se acumularam, particularmente devido a sistemas de contabilidade antigos que envolvem a verificação manual cruzada de recibos e faturas.
Um estudo recente da Pleo demonstrou que sete em cada dez trabalhadores britânicos (71%) não conseguiram obter o reembolso de recibos no ano passado, com os trabalhadores britânicos a perderem até 3.186,75 libras esterlinas (cerca de 368.550 euros) em despesas não pagas ao longo de uma carreira média. Com o agravamento da crise do custo de vida, é imperial uma gestão de despesas atualizada e rigorosa.
A solução para ajudar as empresas, e os seus colaboradores, a terem uma visão geral e instantânea sobre todas as suas despesas – possibilitando que os CFO se concentrem nas questões essenciais – é recorrer a uma solução de gestão de despesas, que as processe digitalmente e que emita cartões de empresa virtuais que funcionem em qualquer terminal de pagamento, permitindo que seja feito um acompanhamento e supervisão financeira da empresa.
Até agora, o registo de despesas tinha tendência a ser lento, erróneo e dispendioso, e a mudança para equipas remotas e híbridas exacerbou o problema. Com a velha forma de fazer despesas, havia sempre um grande atraso na gestão do registo de despesas, e muitas decisões eram tomadas demasiado tarde. Mas atualmente existe uma solução simplificada para a gestão de despesas empresariais que oferece rapidez de execução: os CFO podem ver imediatamente que despesas têm e podem começar a tomar decisões rápidas. Através desta solução, o CFO deixa de ter um papel antiquado de controlo e comando para passar a ter um papel mais estratégico de verdadeiro parceiro de pessoas com mais tempo para treinar e para construir equipas com visão de futuro.
Além disso, a abordagem típica aos pedidos de despesas também significa que são uma fonte regular de fricção. O colaborador paga frequentemente do seu próprio bolso, esperando semanas para ser reembolsado – potencialmente incorrendo em encargos com juros. A somar a isto, o potencial de fraude está sempre presente, mas o escrutínio dos colaboradores cria ressentimento, isto porque ninguém gosta de se sentir desconfiado, o que significa que algum colaborador pode evitar apresentar ativamente pedidos de despesas de baixo valor.
As empresas que automatizam a gestão de despesas têm imediatamente a oportunidade de abordar as coisas de forma diferente, capacitando os colaboradores para uma gestão inteligente das despesas, a fim de melhorarem a forma como aquelas operam, ao mesmo tempo que permitem mais decisões aos membros da equipa. Isto resulta ainda numa atitude positiva em relação à frugalidade, graças à resposta regular sobre os benefícios do desempenho.
Com as soluções certas, as decisões são muito mais distribuídas pelos colaboradores, que se sentem realizados com o resultado, e as empresas deixam de ter compras centralizadas, que requerem contratos longos e longas negociações. Além disso, podem tomar decisões sobre a otimização das despesas mais rapidamente e, com a análise de dados, podem decidir muito rapidamente o que fazem e o que não fazem no terreno. Isto porque o mais importante é ter flexibilidade nas decisões empresariais e nas decisões de despesas.
