Entidades públicas poupam milhares com ERP integrados

Implementar um ERP – Enterprise Resource Planning pressupõe um investimento inicial elevado. Mas a escolha certa poderá, ao longo do tempo, reduzir os custos operacionais.

São inúmeras as vantagens que um ERP – Enterprise Resource Planning oferece às organizações. Desde uma gestão mais eficiente dos custos operacionais, passando pelo reforço da eficácia do controlo de inventário, acabando num maior entrosamento entre departamentos e numa análise da situação económica da organização mais cuidada, um ERP é um facilitador da gestão de qualquer entidade .

Mas o investimento inicial é elevado e exige rigor na escolha deste software de gestão. Quanto mais integrado for este sistema, proporcionando mais serviços, mais eficiente e barato será ao longo do tempo.

Este será o raciocínio típico de um gestor de uma empresa privada que, logicamente, quererá cortar nos custos operacionais, libertando capital para outras atividades. No entanto, o Jornal Económico falou com entidades públicas que, no que diz respeito à implementação deste software de gestão integrado, parece terem pensado como um gestor de uma empresa privada, visando a obtenção da maximização dos recursos da forma mais eficiente possível.

Motor de inovação processual na AP

A Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Algarve (CCDR Algarve) é um serviço público da administração direta do Estado, dotado de autonomia administrativa e financeira, cujos “objetivos estratégicos e operacionais (…) refletem a pluralidade das áreas de intervenção e dos destinatários do serviço público”, explicou Ana Lúcia Guerreiro, diretora de serviços de comunicação, gestão administrativa e financeira da CCDR Algarve.

“A utilização das TIC na Administração Pública constitui um instrumento essencial para a modernização administrativa, com o objetivo da gerar ganhos de eficiência, integração e disponibilização de serviços e antecipação de necessidades, funcionando na prática como um importante motor de inovação processual”, frisou esta responsável.

Entre 2009 e 2018, a CCDR Algarve realizou dois investimentos “[no] valor de 600 mil euros” destinados à implementação do ERP Singap, desenvolvido pela Quidgest, uma produtora de software portuguesa, um “sistema integrado de gestão que contempla as áreas de aprovisionamento e património, financeira e de recursos humanos”, disse Ana Lúcia Guerreiro.

A implementação do Singap permite  “potenciar a melhoria das decisões públicas e o desempenho organizacional” da CCDR, frisou.

A eficiência obtida pelo Singap na gestão dos recursos da CCDR e no apoio à tomada de decisão é “inegável”, sustentou a diretora da CCDR algarvia. “A organização melhorou o seu desempenho, melhorou a qualidade das decisões públicas, tornando-as mais coerentes e fundamentadas e potenciou o processo da modernização e simplificação administrativas”, garantiu.

Um ERP para onze unidades orgânicas

Caso semelhante ocorreu quando a Universidade Nova de Lisboa se tornou numa Fundação pública. Na altura, adotou o Singap, tendo sido “feita a passagem de vários ERP para um único – uma única base de dados, um único ERP integrado”, explicou Ana Rita Marante, diretora de serviços de apoio à Fundação da Universidade Nova de Lisboa.

“O objetivo era claro: ter todas as [onze] unidades orgânicas a operar com um mesmo sistema de informação”, frisou Ana Rita Marante.

Pelo Singap, a referida fundação  pagou cerca de 1,2 milhões de euros, como consta do portal base.gov.pt. Embora Ana Rita Marante não consiga ainda “avaliar com exatidão os impactos financeiros relativos à escolha de um único ERP”, antevê que, no futuro, as vantagens financeiras “são evidentes”.

Desde logo, “o licenciamento perpétuo do software, independentemente do número de utilizadores, não existindo custos associados à manutenção anual de licenças”, salientou esta responsável, assinalando que as vantagens financeiras no longo prazo vão mais além.

Existem no mercado outras soluções de ERP com preços variados. Por exemplo, a Universidade de Lisboa lançou um concurso público para a aquisição e implementação de um sistema integrado de gestão financeira e de recursos humanos. A Novabase venceu o concurso, com o contrato a ser celebrado em julho de 2015, por mais de dois milhões de euros tal como consta no portal base.gov.pt.

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