As áreas financeiras e fiscais estão usualmente sob pressão e, aquando do fecho de contas, essa pressão aumenta. Ainda que cada um de nós desenvolva ao longo da sua vida profissional, algumas estratégias pessoais para alcançar maiores níveis de eficiência, não pode ser um exercício isolado. Por mais formações em gestão do tempo que as nossas equipas façam, a verdade é que vamos estar continuamente assoberbados de trabalho, com a caixa de e-mail imparável, e com dificuldade em ter tempo de foco, dedicado a tarefas prioritárias, como o encerramento das contas. Sejam as empresas e os negócios, mais simples ou mais complexos, estaremos sempre dependentes de informação, dados, e análises efetuadas por terceiros. Não trabalhamos de forma isolada. Sendo o fecho de contas um tema complexo, e havendo pressão de prazos, partilho algumas melhores práticas para tornar o processo mais eficiente: Planear antecipadamente, em conjunto com os vários intervenientes – tempo, recursos, responsabilidades; Começar já – é possível começar a trabalhar mais cedo, numa fase preparatória ao momento do encerramento das contas, com base em valores provisórios. Com o uso de tecnologia é possível extrapolar valores, utilizar análises históricas de dados, validar se as fontes de informação são adequadas, validar qualidade e totalidade da informação… antecipar problemas. Ter o apoio de especialistas – quando há falta de tempo e de recursos para acompanhar os desenvolvimentos contabilísticos e fiscais em termos de legislação, jurisprudência, doutrina, o recurso a especialistas permite uma adequada validação do enquadramento contabilístico e fiscal das operações; Apostar em tecnologia para um apuramento cada vez mais rápido e preciso dos valores a considerar para efeitos do encerramento das contas, nomeadamente: Ter uma adequada parametrização dos sistemas de contabilidade, com base na legislação contabilística e fiscal aplicável, relevante e atualizada; Recorrer a ferramentas informáticas para recolha, análise e tratamento de dados para antecipar o trabalho de encerramento das contas; Usar outras ferramentas tecnológicas de apoio que permitam identificar e apurar as operações relevantes, e fazer de forma automática cálculos relevantes, por exemplo, para o apuramento do valor do imposto corrente e do imposto diferido a contabilizar; Fazer uma gestão centralizada de dados financeiros e fiscais para assegurar um tratamento contabilístico e fiscal consistente ao longo do tempo e entre agentes económicos. Assim, assegura-se que perto da data, o processo será mais eficiente, passando por uma revisão com base em contas finais, e uma validação dos impactos no ano e da contabilização a efetuar. As medidas de melhoria de produtividade e de eficiência mais relevantes são aquelas que impactam formas de trabalhar em equipa, melhoria de processos e do uso de tecnologia. Já temos empresas que estão a dar o exemplo do futuro da função financeira e fiscal, com uma revisão e controlo de processos e com a migração para o uso de plataformas automatizadas que permitem um apuramento muito mais eficiente de valores a considerar no fecho de contas.
