O que vem à cabeça quando se ouve a palavra ‘despesas’? Podemos pensar em recibos de papel ou num café ocasional, ou talvez pensar em gastos com publicidade, eventos da empresa ou subscrições de SaaS (Software as a Service), por exemplo. Seja qual for o caso, a razão pela qual a nossa opinião varia tanto está no facto de o termo ‘despesas’ não se referir apenas aos pequenos itens, mas também aos maiores.

No entanto, se o pensamento for mais negativo, a causa poderá estar nesta discrepância de definição da palavra. Isto porque, ao optarmos por separar as despesas e as receitas das nossas empresas e ao não termos uma definição concreta, estamos a complicar o processo e, consequentemente, as nossas capacidades de gestão de despesas. Uma vez que uma forte visibilidade da saúde e do desempenho financeiros são uma obrigação para qualquer empresa em 2024, a necessidade de redefinir as despesas deve estar no topo da agenda de todos os gestores.

No atual ambiente desafiante de negócios, há coisas que merecem mais a nossa atenção do que a redefinição de despesas? Para quem considera que sim, o problema poderá estar aí. Isto porque, dito de uma forma resumida, as despesas são a chave para a supervisão dos gastos e podem fazer a diferença entre uma gestão de gastos precisa e imprecisa.

Como referido inicialmente, cada um tem a sua própria definição do que constituem despesas e gastos. Por exemplo, onde colocaria uma nova subscrição de uma ferramenta SaaS? Depende do número de utilizadores, do preço ou da duração da subscrição? A definição é vaga e o perigo é que as empresas estão a restringir a sua visibilidade do que estão a gastar, prejudicando a supervisão rigorosa e precisa.

Esta é uma das razões pelas quais apenas 45% das empresas em toda a Europa afirmam ter atualmente uma forte visibilidade da sua saúde e desempenho financeiros. Sem uma reflexão mais profunda sobre as despesas, as organizações estão a expor-se a um maior potencial de erros, bem como a uma falta de confiança que resulta na saída dos seus colaboradores.

Mas se as empresas passarem a definir mais claramente as despesas e a gerir tudo numa única plataforma, podem melhorar a sua gestão de despesas e eliminar qualquer ambiguidade em torno de um pilar crucial da sua atividade. A solução para isto? A tecnologia. Não uma tecnologia qualquer, mas aquela em que as equipas financeiras se sentem confiantes para colocar toda a amplitude das suas despesas, de modo a poderem recuperar o controlo sobre dois bens vitais da empresa – o tempo e o dinheiro.

Poupar tempo

Atualmente, a poupança de tempo é como o ouro em pó, especialmente para as pequenas e médias empresas (PME) que, tradicionalmente, têm uma equipa mais reduzida do que as suas congéneres maiores. As equipas são mais pequenas, os orçamentos são mais apertados e, no entanto, as expectativas são as mesmas. Recuperar horas de gestão intensiva de gastos é vital e pode significar que os colaboradores ficam livres para se concentrarem no trabalho de maior impacto.

Uma das principais formas através da qual um sistema eficaz de gestão de despesas poupa tempo é deixar de exigir que a sua equipa procure vários recibos e pormenores – ou mesmo que tenha de decidir entre o que gasta e o que custa. Parece estranho que os pormenores de dez mil euros de despesas com publicidade sejam apresentados digitalmente, mas são os itens de menor valor, como um táxi de um evento de trabalho ou um almoço de empresa, que consomem o tempo da equipa financeira, enquanto procuram os pormenores e o rasto em papel.

Uma melhor gestão de despesas significa separar e eliminar todas as despesas, aplicar o mesmo rigor a todas as despesas da empresa e criar uma melhor supervisão no processo. Além disso, esta melhoria na gestão de tempo estende-se também para além da equipa financeira – com a organização em geral a deixar de se preocupar com um processo antiquado de apresentação de despesas ou com a possibilidade de ficar sem dinheiro.

Poupar dinheiro

A integração de toda a gestão de despesas numa única plataforma não é apenas uma boa notícia para o tempo e a capacidade intelectual da equipa, mas também para a carteira. As empresas podem frequentemente subestimar o impacto financeiro da utilização de várias ferramentas, especialmente quando, de acordo com a Asana, o colaborador utiliza em média 8,8 aplicações por dia. Se a sua equipa utiliza duas ou mais aplicações para gerir despesas de diferentes dimensões, então está na altura de optar por uma solução que englobe tudo e que lhe dê uma supervisão em troca.

Vale ainda a pena considerar as ferramentas de gestão de despesas que se integram com outros serviços financeiros para que a plataforma possa oferecer uma visibilidade total de todas as despesas. Isto também pode ajudar a reduzir as duplicações nas suas despesas – fundamental para poupar dinheiro!

É necessário que a sua equipa seja como um cão de caça no encalço de potenciais poupanças e eficiências no que diz respeito às suas despesas. Mas como podem sê-lo quando a sua visibilidade está dividida em várias aplicações e até em documentos offline? As ferramentas de gestão de despesas que se integram bem com a tecnologia que já dispõe, podem continuar a melhorar a eficiência, ao mesmo tempo que eliminam as aplicações duplicadas que duplicam a função.

O resultado é uma janela para a gestão de despesas que o pode ajudar a detetar ofertas que poupam dinheiro e, quando a empresa precisar de cortar custos, ou mesmo quando tiver um pouco mais de dinheiro para investir, apresente uma opinião informada e mostre como as despesas adicionais podem acelerar a empresa.

Avançar com as finanças

Quando foi escavado, o túmulo do Rei Escorpião I do Antigo Egipto continha sacos de óleo e de linho com as chamadas “fichas de osso – inscritas com marcações numéricas – por outras palavras, recibos. Se não houver inovação da nossa parte, daqui a cinco mil anos vamos continuar a cobrar da mesma forma as compras relacionadas com o trabalho.

A forma como pensamos as despesas necessita drasticamente de uma revisão. No entanto, graças à tecnologia, estamos melhor posicionados para reescrever o livro de regras e implementar práticas que protejam os nossos colaboradores, as nossas empresas e o nosso futuro.

As finanças empresariais são uma área em que não é benéfico para ninguém ficar parado e, num ecossistema empresarial mais vasto, em que as inovações como a Inteligência Artificial estão a transformar a forma como o trabalho é realizado e os dados estão a orientar as decisões, os líderes financeiros não se podem dar ao luxo de perder. Caso contrário, a única despesa que terão será sua.