Em tempo de teletrabalho, gerir documentação não é uma tarefa fácil. Saiba como melhorar processos

Numa altura em que as empresas estão obrigadas a reinventar processos fruto da pandemia de Covid-19, manter o normal funcionamento sem recurso ao papel pode ser um desafio. Com o objetivo de simplificar os processos, a Empresa de Arquivo de Documentação (EAD) apresenta quatro soluções para melhorar a eficiência das empresas e ajudá-las a entrarem na economia digital.

Gestão documental em cloud, aprender a gerir a correspondência por via digital, a digitalização em massa, e a captura de documentos on the move são as principais sugestões da EAD para melhorar o funcionamento das empresas adaptada à realidade atual potenciada pela pandemia de Covid-19.

Gestão documental na cloud

A libertação de espaço físico, a disponibilização da informação numa plataforma digital única, organização de tarefas, evitar perda de documentos, são estas as principais razões para implementar um sistema de gestão documental e workflow digital. Isto permitirá a colaboradores e gestores de topo aceder aos documentos de forma imediata e tornar mais eficientes diferentes departamentos de uma empresa, como o financeiro, gestão de compras, apoio ao cliente, reservas, recursos humanos, suporte a operações logísticas, entre outras.

A vantagem destas soluções passa não só pela personalização da mesma, adequada às necessidades de cada empresa, bem como a possibilidade de aceder à informação crítica a qualquer hora e em qualquer lugar, numa altura em que o recurso ao teletrabalho é já uma nova realidade das empresas.

A proteção da informação e a conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), bem como a possibilidade de compartilhar documentos em equipa fazem das plataformas digitais de gestão documental as mais seguras para gerir a informação da sua empresa.

Gerir correspondência por via digital

Equipas em teletrabalho significa que o trabalho continua, mas nem sempre no espaço físico da empresa. É preciso assegurar que a correspondência continua a ser recebida e tratada. O recurso a sistemas de envio e receção de correspondência por via digital, em que a mesma é tratada de forma confidencial, indexada, digitalizada e colocada à disposição das empresas em software cloud, permite centralizar e ter acesso de forma segura a toda a informação relevante, especialmente dos fornecedores.

Digitalização em massa

Já não é uma necessidade, é o agora. Recorrer à digitalização massiva de documentos e respetiva conversão de dados para suporte digital ajuda as empresas, não só a reduzir custos com a alocação de espaço físico à custódia documental, como permite o acesso à documentação de forma imediata, reduzindo também as perdas de tempo no acesso à informação.

Captura de documentos on the move

Fazer a digitalização de documentos de forma móvel é uma vantagem para as empresas que andam constantemente na rua, nomeadamente para as forças de vendas. Ter uma aplicação que permita fazer a captura de documentos e o ulpload direto na nuvem para consulta imediata dá novas possibilidades aos negócios mais móveis, assegurando a mesma segurança no tratamento da informação.

“Hoje, mais do que nunca, temos a responsabilidade de pensar em soluções que ajudem as empresas portuguesas a entrarem para a economia digital. A pandemia de Covid-19 veio deixar claro que o mundo dos negócios exige uma mudança no paradigma empresarial, que ultrapassa o momento atual. Cabe-nos usar a tecnologia que temos a nosso favor para que esta transformação digital seja implementada de forma correta e com sucesso para as empresas”, sublinha Paulo Veiga, CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação.