A implementação do Microsoft Business Central, seja como novo ERP ou upgrade para a versão Cloud, é um desafio de transformação digital fortemente alinhado com a estratégia corporativa, visando acompanhar o crescimento do negócio através do potencial de flexibilidade e escalabilidade da solução.
Uma implementação bem-sucedida do Business Central, seja com uma nova implementação ou um upgrade para a versão Cloud, acontece quando existe um investimento sólido na preparação do projeto. Neste artigo, vamos revelar os fatores-chave, aplicáveis a diversas indústrias, que conduzem ao sucesso e como podem fazer a diferença transformação digital da sua organização.
A experiência demonstra que a boa gestão de projeto, caracterizada por fases bem definidas e a concretização de marcos decisivos, com atividades e prazos realistas, alicerça as implementações com maior sucesso. A presença de um gestor de projeto dedicado é crucial para garantir a alocação adequada de recursos internos, evitando impactos negativos nas operações da organização.
Na transição de um ERP legado para o Business Central, é fundamental focar nas necessidades reais dos processos atuais, em vez de replicar funcionalidades do sistema anterior. É o mapeamento prévio à implementação e o conhecimento dos processos que permitem compreender verdadeiramente o que a organização faz e de que forma o faz. A partir dessa base, torna-se possível identificar os requisitos funcionais e não funcionais necessários para a implementação do Business Central, bem como de soluções complementares que apoiam a gestão organizacional.
A abordagem FIT/GAP no levantamento de requisitos permite identificar quais os requisitos que o Business Central cobre totalmente (FIT) e onde são necessários ajustes (GAP). Importante destacar que o sistema foi desenvolvido para seguir as melhores práticas de gestão. Redesenhar processos com lacunas identificadas, alinhando-os às funcionalidades padrão do Business Central, reduz a necessidade de customizações, mantendo-as apenas para processos críticos, estabiliza o custo de manutenção, evitando também o impacto na eficiência. Além disso, nem todas as extensões de terceiros são compatíveis com as novas versões, por isso, é fundamental ter uma visão estratégica para orientar decisões técnicas.
Assegurar a qualidade da solução a implementar é essencial para sua aceitação. Tal, requer um plano de testes que inclua o desenho de casos de teste detalhados, permitindo também testes funcionais integrados de processos interdepartamentais. Em projetos de upgrade para a versão Cloud, a validação dos casos de teste por utilizadores-chave facilita a transição, aproximando-os da nova versão e apoiando a validação dos resultados.
A definição da estratégia de migração de dados é crucial em projetos de implementação. A preparação dos ambientes, definição de critérios, mapeamento e limpeza de dados transacionais são atividades que determinam a qualidade dos dados migrados. O mapeamento de dados entre sistemas legados e o Business Central exige atenção especial, nomeadamente nos dados mestre, cuja estrutura podem variar de um sistema para outro. A falta de qualidade na migração pode bloquear processos transacionais. A alocação de uma equipa dedicada é determinante no sucesso desta atividade.
Referimos anteriormente fatores de sucesso associados aos Processos e à Tecnologia, mas é importante destacar que estes por si só não garantem o sucesso da implementação. As atividades de Gestão da Mudança, focadas nas Pessoas, são fundamentais para assegurar o compromisso da organização e a formação adequada das equipas, fatores essenciais para a adoção completa do novo sistema. Apenas com uma abordagem integrada é possível garantir que a transformação digital seja verdadeira e traga benefícios reais, duradouros e sustentáveis para o negócio.
Este artigo é da autoria da EY.
