Lusa recorre a consultora para agilizar planeamento e controlo orçamental da agência de notícias

Projeto desenvolvido pela consultora para a Lusa permitiu a “diminuição significativa da margem de erro” no controlo orçamental. Segundo a GSTEP, a Lusa ainda recorria ao programa Microsoft Excel para a elaboração do orçamento, quer para o controlo orçamental e ‘reporting’.

A Lusa contratou a consultora portuguesa GSTEP para um projeto que procurou melhorar o planeamento e o controlo orçamental da agência noticiosa, foi esta terça-feira anunciado pela GSTEP. A solução pretendida pela agência de notícias já está implementada, com a Lusa a querer, de agora em diante, criar um sistema interno de informação de gestão de dados (financeiro, editorial, recursos humanos, comercial e orçamental) “eficiente” e “eficaz”.

“Após consulta preliminar ao mercado, a Lusa considerou que a GSTEP era uma das empresas que reunia as melhores condições para a realização do projeto, uma vez que incorpora equipas com vasta experiência no planeamento e implementação de projetos de business intelligence e planeamento e controlo orçamental, e detém fortes conhecimentos na tecnologia selecionada (Oracle PBCS)”, dá conta a consultora tecnológica em comunicado.

Segundo a GSTEP, o projeto desenvolvido para a Lusa permitiu a “redução do tempo e recursos necessários e diminuição significativa da margem de erro” em questões de planeamento e controlo orçamental, uma vez que “a ferramenta que estava a ser utilizada [pela Lusa], quer para a elaboração do orçamento, quer para o controlo orçamental e reporting, era o Microsoft Excel”.

“A Lusa necessitava de fazer algo face aos constrangimentos decorrentes do facto do seu planeamento e controlo orçamental serem ainda processos manuais”, lê-se.

O projeto desenvolvido pela consultora portuguesa teve como objetivo implementar uma ferramenta que permita “efetuar o orçamento e o controlo orçamental, de uma forma simples, rápida, automática e colaborativa, tendo uma forte componente de reporting”. A solução desenvolvida para Lusa levou dois meses e meio até ficar totalmente implementada na agência de notícias.

Numa primeira fase, a GSTEP focou-se no “tratamento, análise e reporte de dados reais, abrangendo a criação dos processos e automatismos necessários para o carregamento mensal dos dados financeiros reais”. Na segunda fase, a GSTEP avançou para um modelo que incluiu “vários métodos de cálculo do orçamento, de onde se destacam a extrapolação simples, tendo por base o real do ano anterior acrescido da inflação, e o cálculo baseado no orçamento do exercício anterior”. Isto, até à solução para a Lusa ficar definida.

O trabalho desenvolvido foi levado a cabo por uma equipa de três pessoas da GSTEP (um gestor de projeto e dois consultores. Apesar do projeto de melhoria do planeamento e do controlo orçamental da agência estar concluído, a consultora vai continuar a trabalhar no suporte e manutenção da solução implementada, bem como na criação de um sistema interno de informação de gestão de dados (financeiro; editorial; recursos humanos; comercial; orçamental).

Mónica Gonçalves, gestora da unidade de EPM (sigla anglo-saxónica que define a ‘gestão de desempenho empresarial’) da GSTEP, sublinha que todo o trabalho foi desenvolvido em “contexto de confinamento”, com os fatores críticos a ser discutidos em reuniões diárias, à distância, com todos os participantes no projeto.

Para Joaquim Carreira, presidente da Lusa, a GSTEP “demonstrou ser o parceiro ideal na implementação do processo”, revelando que, agora, “com a solução existente, a Lusa “poderá escalar para outros sistemas tipicamente não financeiros como os da área de recursos humanos, comercial, produção editorial e desenvolver ainda mais dentro da área financeira”.

“O objetivo da Lusa é ter um sistema de informação de gestão que integre dados provenientes de várias fontes/sistemas (financeiro; editorial; recursos humanos; comercial; orçamental), de modo a converter um grande volume de dados em informação e conhecimento inteligível, desmaterializando processos internos, com o objetivo de fornecer informação relevante para a tomada de decisão, ao negócio e aos vários stakeholders da empresa, apoiando a estratégia da empresa, de uma forma eficiente e eficaz”, conclui o comunicado da GSTEP.

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