Esta medida obriga as empresas a proceder à contagem física de inventários, de forma a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período, e a permitir a verificação, em qualquer momento, da correspondência entre as contagens físicas e os registos contabilísticos.
Isto obriga essas empresas a ter os sistemas de informação preparados para o efeito, em termos de custos e de mercadorias, entradas e saídas, faturação, compras e vendas e valorização dos próprios inventários.
Não é uma medida que abranja todas as empresas, ficando dispensadas as micro entidades que não ultrapassem dois dos três limites: balanço até 350 mil euros, volume de negócios até 700 mil euros e número de empregados até 10, o que vai obrigar as sociedades que têm inventário a manterem um controlo bastante apertado. Convém, por isso, que essas empresas estejam preparadas para uma atualização de processos, porque há um controlo mais apertado por parte do Estado, que obriga a que os sistemas de informação estejam mais regrados. Importa referir que o inventário permanente não é algo novo, mas existe agora uma obrigatoriedade alargada a um maior conjunto de empresas, de fazer a gestão efetiva e contínua desse inventário.
Acaba, por isso, por haver uma maior exigência para com os sistemas de informação, porque o inventário tem que estar sempre disponível. Existe já o ficheiro anual de inventários, que é enviado no início do ano, até 31 de janeiro, onde as empresas têm que, obrigatoriamente, enviar os seus stocks, em termos de quantidade, permitindo ao Estado controlar, no final do exercício, o que foi comprado, o que foi vendido e o que há em stock.
Trata-se de um ficheiro que as empresas já entregam através dos seus gabinetes de contabilidade. A novidade será que, com o inventário permanente, a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) poderá solicitar um pedido de inventário e facilmente cruzar informação com os outros elementos comunicados no âmbito da atividade, nomeadamente faturas e guias de transporte. Assim, de forma fácil, pode verificar diferenças entre o inventário permanente e a atividade da empresa. A disponibilidade dos dados, em tempo real, é por isso imperativa.
Isto obriga a que o inventário esteja sempre atualizado e seja coerente com as comunicações que são feitas à AT. As empresas têm, por isso, que estar permanentemente a atualizar o seu inventário, com a garantia de que ele está correto, o que não é simples de fazer e exige dos sistemas de informação um grande apoio no dia-a-dia.
Este apoio incide, sobretudo, na melhoria dos processos das empresas, garantindo que não há stocks negativos, criando regras que controlam essa efetivação, para assegurar que os inventários são controlados e coerentes. Em termos de recursos, é imperativo que seja garantido que os processos de inventários são cumpridos. É também imperativo assegurar que, quando há uma necessidade de comunicação dos movimentos de inventário, ele passa de forma integrada para a contabilidade e é 100 por cento fidedigno.

Empresas impreparadas vão ter de trabalhar e atualizar sistemas de informação
É um esforço de processo que as empresas têm de fazer junto do seu ERP para garantir que nada falha nessa comunicação e nesse controlo dos inventários. Este esforço pode ser maior junto de empresas um pouco menos controladas e que agora se veem obrigadas a «apanhar o barco», quer em termos de trabalho, quer em termos de atualização dos seus sistemas de informação. Será, certamente, um esforço adicional significativo.
Em termos de inventário, existe ainda uma comunicação ao sistema da AT e-Fatura de tudo o que é movimento de stock, ou seja, transferências e guias de transporte, para garantir que tudo bate certo. Quando esta comunicação falha, os suportes dos ERP são normalmente «inundados» com pedidos dos clientes, uma vez que a comunicação é automática, via web service.
Isto causa muita entropia na atividade das empresas, porque quando há uma falha no programa da AT, as empresas que têm muita necessidade de comunicação de guias de transporte não podem trabalhar e as suas viaturas não podem sair para a estrada, porque não há a comunicação de retorno, com o número da guia correspondente.

João Vaz
COO da Anturio