A utopia do mundo sem papel poderá não ser alcançável, mas poderá estar a caminhar-se pelo menos nesse sentido. A mobilidade, o IoT, a cloud estão a contribuir para a melhoria dos worflows nas empresas e no Estado.
Numa altura em que se antecipa que dois terços das empresas do setor público tenham todos os processos centrais em formato digital, até 2018, um resultado do estudo da Xerox “Digitalisation at Work”, a melhoria dos processos associados à gestão documental, workflow e impressão está na ordem do dia. Dentro do universo das tecnologias de informação e comunicações a gestão documental e a impressão são mercados que estão a evoluir aceleradamente com o novo paradigma tecnológico que inclui pilares como a cloud, a mobilidade, a Internet das Coisas (IoT), a big data ou o analytics.
Atualmente, “mais de 80% da informação que chega às empresas não é estruturada. Não está pronta a ser a ‘consumida’ pelos sistemas que as empresas usam para tomar decisões. Este facto faz com que os processos nas empresas estejam quebrados, as pessoas inundadas de informação, o que coloca as empresas numa situação de incapacidade de satisfazer as necessidades dos clientes”, explica Hugo Pacheco, head of presales & Solutions da Papersoft. A solução passa pela gestão documental e de workflows que é impactada atualmente pelo “consumo de software via cloud e mobile (expectativa de “pronto a utilizar”, em qualquer altura, em qualquer lugar e de qualquer forma) e o aumento exponencial da quantidade de informação disponível (IoT e aparelhos conectados) ”. São também estas as tendências apontadas por Luís Gonçalves, manager da Gfi: “o advento da IoT e a ascensão de soluções de impressão em mobilidade”. Não é no entanto de descurar “a preocupação crescente em garantir a total desmaterialização dos processos de negócio, onde aplicações de gestão documental e de Business Process Management (BPM) devem estar devidamente alinhadas”. Luís Gonçalves chama a atenção ainda para um fenómeno recente e que está a aumentar exponencialmente: “a documentação nado-digital, informação que nasce e permanece digital durante todo o seu ciclo de vida, como por exemplo, o email”.
Em matéria de gestão documental, João Inocêncio, diretor Comercial e de Marketing da EAD – Empresa de Arquivo e Documentação, a “evolução das soluções tecnológicas tem tornado evidente que a redução do consumo de papel dentro das organizações será uma realidade a curto médio prazo. A tecnologia tem dotado as organizações de ferramentas que permitem controlar com maior rigor os seus processos de negócio, refletindo essa tendência em ganhos de produtividade, eficácia e eficiência, aliados a uma economia de tempo”. O responsável assinala que “não é difícil contabilizar o tempo alocado diariamente às tarefas de impressão, cópia e arquivo, pelo que a tendência natural será as organizações caminharem para o conceito Paperless Office, onde a redução de papel será notória e imprescindível”. João Inocêncio acredita que “apostar em soluções que permitam a integração das diferentes aplicações, utilização dos dispositivos móveis como forma de descentralizar tarefas e operações e a convergência para processos cada vez mais digitais serão tendências a ter em conta”.
Sobre os Managed Print Services (MPS), as empresas já se encontram num estado de maturidade interessante, explica Pedro Monteiro, business development manager na Konica Minolta Portugal. Assiste-se a um crescimento da preocupação “em relação aos requisitos dos sistemas, ao controlo de custos, à segurança dos documentos, à pegada ambiental e produtividade dos colaboradores”. As empresas e organizações estão também a analisar o “impacto da desmaterialização dos processos, digitalização de documentação em papel, para a integração dos documentos em formato digital nos seus processos de negócio próprios”. Por este motivo, assinala Pedro Monteiro, “a procura de soluções de gestão documental tem vindo a crescer”, mas também por que permite agilizar processos de negócio, preservar da informação e tomar decisões com maior rapidez.
Manuel Amorim, CEO da Ano Software, chama a atenção para a dicotomia do setor: “a gestão documental tem dois grandes mercados, o público e o empresarial, cada um com necessidades distintas”. O CEO explica que “o público exige sistemas mais complexos, robustos, que integrem workflows estruturados e com muitas funcionalidades. O mercado empresarial exige soluções contextualizadas com os seus processos de negócio e respetivas aplicações que as suportam, algo que, no setor público, tem, normalmente pouca relevância, embora seja desejável.
Telmo Silva, senior ECM consultant da Affinity, integrador de soluções de gestão documental, considera que a grande tendência do setor da gestão documental e impressão “passa pela necessidade de soluções que consigam digitalizar grandes volumes de documentos para arquivo digital, arquivo físico, encaminhamento e integração com outros sistemas. Apesar do boom em redor ao uso da cloud, da minha experiência, julgo que há ainda um longo caminho para uso da cloud associado à gestão documental. As empresas procuram soluções seguras e customizadas ao seu negócio”.
O que contratam as empresas
“O mercado já não se compadece com organizações que descurem a gestão da sua informação”, explica João Inocêncio. Para o efeito, a EAD, empresa vocacionada para a disponibilização de soluções integradas de gestão documental, estabelece “relações de verdadeira parceria com os seus clientes, que permitam desenvolver, criar e disponibilizar soluções de vantagem competitiva, assente no recurso à informação de forma célere, controlada e organizada”. Na prática, a EAD quer “ajudar as organizações na otimização das suas funções core, redução dos custos operacionais, ganhos de eficiência e potenciação da mobilidade dos seus recursos humanos”.
Na Gfi, acredita-se que a “reengenharia de processos é essencial para uma correta automatização de processos”. Para o efeito, a Gfi disponibiliza “serviços de consultoria especializados nesta área. Interessante verificar o crescente aumento de solicitações, por parte dos nossos clientes, para análise e reengenharia de processos, antes de efetuarem a implementação de uma solução de gestão documental ou de BPM. Esta realidade demonstra uma maior preocupação em compreender e melhorar todo o processo de gestão da informação”.
A estratégia da Konica Minolta passa por “apoiar os seus clientes com know-how, tecnologia e melhores práticas, no sentido da implementação de soluções que possam automatizar os seus processos de negócio prioritários”, explica Pedro Monteiro. A abordagem da empresa “é composta por três fases: consultoria (fase em que avaliamos as necessidades reais e averiguamos o retorno do investimento), implementação (momento em que as ideias ganham forma) e, por último, gestão (fase durante a qual acompanhamos o cliente na utilização diária dos processos de negócio e melhoria contínua”.
A gestão documental é uma das áreas de atuação da Ano Software. A estratégia para esta área “envolveu o desenvolvimento de um motor de gestão de processos, que está integrado no FutureDoc e no GSP – Gestão e Seguimento de Processos aos quais se ligam outras aplicações relacionadas com a disponibilização da informação (portais web intranet, extranet e internet)”, explica Manuel Amorim.
Para a Papersoft, a estratégia “é aproveitar o poder da gestão documental para gerir conteúdos na era do “caos de informação”. Isto envolve quatro áreas: captura móvel descentralizada e classificação da informação nos múltiplos pontos de entrada; automatização de processos e decisões negócio (extração de dados, análise de dados e autorregulação de casos “fora da norma”, e interoperabilidade com sistemas legacy); gestão dos ativos digitais, aplicação de prazos de retenção e gestão de dados pessoais; e trabalho remoto e acesso seguro a conteúdos”, explica Hugo Pacheco.
Em termos de estratégia, a Affinity tem vindo a estruturar o seu negócio em torno de sete grandes áreas: Business, Human Resources, Delivery, Financial, Comunicação, Office e IT Management. Numa primeira fase, optamos por descrever de forma pormenorizada todos os processos e procedimento internos, de forma garantirmos o crescimento da empresa sem perda de qualidade do serviço, explica Telmo Silva. “Tendo em conta a especificidade do nosso negócio, optamos por desenvolver um sistema à medida (ERP) que gere toda a atividade (processos de negócio) da empresa numa plataforma desenvolvida com tecnologias Microsoft e alojada na cloud Azure. Esta abordagem traz nos muita flexibilidade e capacidade de inovação”.
Mafalda Simões Monteiro/OJE
