Faturação eletrónica: Como passar de obrigação legal a ferramenta de poupança

A implementação da faturação eletrónica é muito mais do que dispor da tecnologia necessária para cumprir os requisitos exigidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira, assumindo-se como uma oportunidade para transformar processos obsoletos em vantagens competitivas, alcançar poupanças e aumentar o volume de negócios.

Considerando, desde logo, que a faturação eletrónica “será sempre uma oportunidade para melhorar a gestão das empresas e o nível de rentabilidade dos respetivos negócios”, a SERES, especialista na transação eletrónica segura de documentos, propõe um  guião que simplifica a mudança para as empresas portuguesas.

E o primeiro passo aponta para comunicar e ter visibilidade do estado da faturação eletrónica. Ou seja, a comunicação com os parceiros, independentemente da sua dimensão, é essencial para  a transação das faturas nas empresas.  A solução a eleger pelas empresas deverá ser capaz de  dotá-las com um novo canal de comunicação com os seus parceiros de negócio, acelerando assim os tempos de resposta e a resolução de eventuais imprevistos. Paralelamente, deve oferecer um maior controlo e capacidade de acompanhamento da informação partilhada, aumentando os níveis de eficácia do relacionamento e da comunicação das empresas com terceiros.

Segue-se a centralização da informação, garantindo  simultaneamente que esta se mantém integrada. A decisão deverá ter em conta o volume de faturas que é necessário gerir. Se o volume for reduzido (menos de 30 faturas por mês), uma solução manual poderá ser a melhor. No caso de volumes superiores a 30 faturas por mês, a opção deverá ser uma solução integrada. Caso as empresas disponham de ferramentas de gestão, a forma mais fácil de implementar a faturação eletrónica será através da integração da fatura eletrónica no processo habitual de trabalho nestas mesmas ferramentas.

Outro fator a ter em conta é a garantia de que o serviço que vão implementar é global. Isto é, terem a certeza de que este permite a gestão completa do tratamento das faturas, nomeadamente:  a emissão, a receção, o envio, a integração e o arquivo.

Por último, este guião aponta a necessidade de adotar uma solução que cumpra as exigências legais da Autoridade Tributária e Aduaneira. É essencial que o projeto de faturação eletrónica contemple as mudanças tecnológicas e legais associadas às regras da faturação: formatos, assinatura eletrónica, prazos de entrega, prazos de adoção, etc. Devido ao facto do enquadramento legal e a tecnologia  estarem em constante evolução, conhecer as alterações e saber adaptar-se  às mesmas supõe uma grande taxa de esforço para as empresas portuguesas.  Torna-se portanto vital para o sucesso das empresas neste âmbito, disporem de um serviço com capacidade de se adaptar às mudanças automaticamente.